Jak zwiększyć efektywność w pracy i biznesie to zagwozdka wielu przedsiębiorców. Zatem. Dzisiaj podpowiem, gdzie jest najwięcej luk efektywności, a wnioski wyciągnij sama. Zaczynamy?
Na wstępie dodam, że tradycyjnie nie chcę pisać o banałach, więc pominę wyliczanie Internetu i Social Mediów. Domyślam się, że jeżeli spędzasz całe godziny, bezproduktywnie na Facebooku – masz świadomość straconego czasu, nie będę cię dobijała. Oczywiście wyj. stanowią biznesy, które zarabiają w Social Mediach. Dla przykładu u mnie, pomimo, że dużo czasu spędzam na Fb – jest to czas bardzo produktywny. A teraz do sedna.
jak zwiększyć efektywność w pracy
10 złodziei czasu
jak zwiększyć efektywność w pracy
1. Podejmowanie się każdej współpracy
Kiedy ktoś wysyła do mnie zapytanie, zanim w ogóle do współpracy dojdzie, muszę mu odpisać informując o całym procesie, przesłać brief kreatywny, przeczytać i przeanalizować odpowiedzi do briefu, przygotować ofertę, wycenę, umowę, odpowiedzieć na pytania, a to wszystko trwa. Ogólnie polecam i rekomenduję sprawdź ile w twojej firmie trwa cały proces, jeszcze przed podpisaniem umowy, bo w niektórych skrajnych wypadkach, u mnie trwał dłużej niż realizacja.
I właśnie ten fakt uświadomił mi, że absolutnie nie opłaca się współpraca z każdym. Gdy więc dostrzegam problemy w komunikacji – odpuszczam, bo najpewniej i tak do współpracy nie dojdzie. Odpuszczam też każde zlecenie, które nie jest zgodne z moimi kryteriami doboru zleceń, a do ustalenia swoich kryteriów, gorąca cię zachęcam.
2. Błędy, niedopatrzenia, słaba jakość
Gdy realizujesz jakiś projekt, jesteś ze wszystkim na bieżąco. Wiesz jakie są oczekiwania klienta, pamiętasz jego brief, masz szybki dostęp do materiałów. Po rozliczeniu, na moim przykładzie – wszystkie materiały archiwizuję więc dostęp do nich nie jest łatwy, a i wejście w rytm i przypomnienie sobie ustaleń, sporo trwa.
Klient oczywiście może złożyć reklamację, ma do tego pełne prawo. Co wówczas należy zrobić? Naprawić błąd, a w tym celu m.in. odkopać dokumentację techniczną, hasła, ustalenia – co zajmuje czas. Mniej lub więcej, ale czas, którego nie musiałabyś tracić, gdybyś od razu zrobiła wszystko jak należy. I tutaj powiedzenie „za błędy się płaci…” powinno zostać uzupełnione o słowa „…w minutach”.
3. Rozmowy telefoniczne
Oczywiście jeżeli twoim biznesem jest Call Center to śmiało, jeżeli nie – to strata to czasu. Dlaczego? Bo raz zadzwonisz, twój rozmówca nie może rozmawiać – czekasz ty i start zlecenia. Bo ktoś zadzwoni, ty nie możesz rozmawiasz, oddzwaniasz po godzinie – ten ktoś też już nie może rozmawiać. Ponownie. Czekasz ty i start zlecenia.
A w trakcie takiej rozmowy to już boki można zerwać. Rozmowa na temat współpracy trwa ok 5 minut, bo na moje przykładowe pytania dot. zlecenia słyszę „dobrze, to prześlij mi te pytania mailowo”, co mogłabym już dawno zrobić, nie czekając jak uda nam się zdzwonić, po tygodniu nieudanych prób.
Ale oczywiście rozmowa po 5 minutach się nie kończy. Trwa 55 minut, które już absolutnie tematu nie dotyczą. I co najdziwniejsze, zwolennicy rozmów telefonicznych zawsze twierdzą, że przez telefon załatwią wszystko szybciej. Otóż.
Nie znam takiej sytuacji, nigdy nie doświadczyłam, nawet z Urzędem Skarbowym szybciej skontaktuję się mailowo niż telefonicznie. Moim zdaniem to po prostu dla takich osób – wygodniejsze, bo np. nie lubią pisać, ale nie udawajmy, że efektywniejsze, bo to nieprawda.
4. Spotkania biznesowe
Trochę jak rozmowa telefoniczna, tylko x3 mniej efektywne, bo najpierw najczęściej trzeba się zdzwonić (patrz pkt. 3) aby zgrać czas i miejsce, następnie dojechać, poświęcić czas na wymianę uprzejmości, które przełamują lody, następuje 5 minut konkretów, a następnie jw. „dobrze, to prześlij mi te pytania mailowo”. Oczywiście spotkania biznesowe pełnią pewną funkcję, ale bynajmniej nie jest to wzrost efektywności.
5. Zmiana zakresu współpracy w trakcie jego realizacji
Absolutna plaga w branży kreatywnej. Dlatego. U siebie zawsze podpisuję umowę i zawsze ją najpierw rozliczam, zgodne z pierwotnym zakresem zlecenia. Dopiero po zakończeniu, przechodzę do dalszych ustaleń i nowych projektów w ramach nowej umowy. Ich wcześniejsza realizacja, może spowodować opóźnienie we wdrożeniu projektu, a co też ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy – opóźnienie rozliczenia.
6. Robienie wszystkiego samemu
I absolutnie zaznaczam, że choć nie zawsze delegowanie zadań się opłaca to czasami bardzo. Bo oszczędzasz czas, w którym sama musiałabyś coś zrealizować, albo dopiero nauczyć się jak to zrobić.
7. Brak schematów/szablonów
Choć każdy klient jest inny to proces współpracy jest podobny. Stwórz, zapisz, wykorzystaj i oszczędzaj czas. Od szablonów odpowiedzi na maile, przez wzory dokumentów np. umowy, na procedurze reklamacyjnej kończąc. Choćbyś robiła to już wiele lat i miała wszystko w głowie, napisanie całości od początku dla każdego klienta, zajmie zawsze więcej czasu, niż kopiuj-wklej z modyfikacjami pod konkretne zlecenie.
8. Wykonywanie części pracy przed podpisaniem umowy
Mam tutaj na myśli udział w rożnych konkursach typu wy zrobicie – ja wybiorę, próbki pracy, wstępne projekty etc. Wyjątek robię tylko na szkolenia, gdzie próbka pracy jest moim zdaniem uzasadniona, ponieważ najlepsze portfolio nie pokaże, jaka jestem na sali szkoleniowej. A wstępny projekt tylko wówczas, gdy nie masz swojego portfolio, które pokazuje estetykę i możliwości.
9. Nieumiejętność zarządzania projektami
Jeżeli osoby otwierające swoją firmę, miałyby się nauczyć jednej rzeczy to polecałabym właśnie zarządzanie projektami. Tworzenie procesów, rozbijanie na etapy, priorytetyzacja, ustalanie harmonogramu projektu, tworzenie alternatywnych ścieżek i zarządzanie zespołem projektowym (oczywiście jeśli dotyczy). Bez tej umiejętności, harmonogram posypie się już na starcie, terminy legną w gruzach i projekt się rozjedzie, a że najpewniej nie realizujesz tylko jednego w jednym czasie, od razu posypią się terminy i w pozostałych.
10. Porównywanie się z innymi
Osobiście uważam, że należy znać swoją konkurencję. Nieznajomość lub twierdzenie, że konkurencji nie masz, jest tylko dowodem ignorancji i niedojrzałości biznesowej, bo o ile nie jesteś innowacyjnym start-up’em, masz konkurencję niemal na pewno.
I tak znajomość konkurencji, zapoznanie z jej know how np. procesem sprzedaży celem wyłapania błędów lub obszarów, które u siebie możesz ulepszyć, a dzięki temu – wyróżnić to niemal obowiązek i bardzo fajne źródło poznania. Ale. Porównywanie się, że oto oni mają fajny projekt, a ty żadnego – to po prostu strata czasu, która w niczym ci nie pomaga, a wręcz demotywuje. Niezależnie od wszystkiego pamiętaj, że nie o rozpamiętywanie utraconych szans, a o działanie w tym wszystkim chodzi.
jak zwiększyć efektywność w pracy
mądra mądrość
jak zwiększyć efektywność w pracy
Zawsze z rezerwą podchodzę do osób, które twierdzą, że czasu nie mają, a ciągle wiszą na telefonie, popełniają wciąż te same błędy i nigdy nie są przygotowane na to, że w projekcie coś pójdzie nie tak.
Bo faktycznie czasu nie mają, ale w większości nie z powodu dużej liczby zleceń, a z powodu niskiej efektywności. Tutaj nigdy pieniądz nie ma prawa się zgadzać, bo nagle projekt rozpisany na 3 miesiące trwa 8, pomimo, że w wycenie uwzględniliśmy 3.
I z tego wszystkiego dwie mądrości płyną. Manifestowanie zapracowania to jeszcze nie praca, a zmarnowany czas to nie pieniądz.
with L O V Ę
magda
A jeżeli chcesz dostać kwartalne zestawienie moich przychodów i masz ochotę na kilka biznesowych ciekawostek, przydatnych w rozwoju własnej marki – weź udział w projekcie Biznes Up! dla wszystkich przedsiębiorczych i/lub blogujących dziewczyn.
30 Komentarze
on Złodzieje czasu w życiu przedsiębiorcy.
POROZMAWIAJMY
Bardzo najbardziej chcę poznać Twoje zdanie w temacie. Zostaw komentarz.
Prowadzisz własną firmę? Zdarzyła ci się kiedyś sytuacja, w której nie chciałaś podjąć się zlecenia, ale nie potrafiłaś odmówić? Przybywam z pomocą. …
Prowadzenie własnej działalności od kilku lat jest w trendzie. Oczywiście najlepiej takiej wynikającej z pasji. Nietrudno się domyślić, że to efekt działań …
Wiesz jakie pytanie jest mi wybitnie często zadawane? Nie, wcale nie o sprzedaż czy pozyskanie klientów. Otóż. Jakie są moje sposoby na …
fajny przydatny post
Pracuję trochę w innej bajce, ale z punktem 4 chętnie będę polemizował. Nic nie zastąpi spotkania z osobą decyzyjną face to face 🙂 Ileż wiszących na włosku kontraktów zostało uratowanych tylko dlatego, że człowiek na łeb na szyję kupował bilet do US, leciał z pięcioma przystankami, żeby w ostatniej chwili spotkać się z odpowiednim CEO i przekonać go, że jednak nam się należy ten kontrakt! 🙂 Gdybym zadzwonił, to gość by mnie po prostu spuścił do ścieków! 🙂
Polemizujmy, polemizujmy 🙂 Tak jak napisałam, spotkania biznesowe pełnią swoją funkcję, ale na pewno nie jest nią oszczędność czasu i wzrost efektywności. A w samym wpisie piszę o pewnych standardach komunikacji, a nie o gaszeniu pożarów. Ale.
Pisałam o tym w poście dot. spotkań biznesowych (których nadal nie polecam), że w mojej drugiej odnodze czyli działalności szkoleniowej, gdzie klientami są korporacje, również biorę udział w licznych spotkaniach, bo klienci są tak przyzwyczajeni, a same projekty tak rozbudowane, że chyba sama nie wyobrażam sobie inaczej.
Dobra organizacja to połowa sukcesu 🙂
Wydaje mi się, że wiele zależy od branży. Moi szefowie bardzo często spotykają się biznesowo z potencjalnymi klientami i to właśnie napędza naszą firmę. Nawet rozmowy przez telefon, kiedy widać po nich, że mają doświadczenie i przekazują konkretne informacje, są dużo bardziej skuteczne, niż jakiekolwiek inne działania. Dlatego nie do końca zgodzę się z Twoim zestawieniem.
Rozumiem różne modele komunikacji, w różnych firmach i branżach – przetestowałam wiele. Dlatego pytanie jak duża jest organizacja o której piszesz, czym się zajmuje i czy próbowali inaczej. I kolejne. Czy próbowałaś wdrożyć rozwiązania tej organizacji we własnej firmie, bo to jest szkopuł, o którym tutaj mowa.
A cytując, co już napisałam „spotkania biznesowe pełnią pewną funkcję, ale bynajmniej nie jest to wzrost efektywności.”
Świetny artykuł!
Ciekawe zestawienie i genialne podsumowanie 🙂
Ja osobiście w większości projektów zawodowych preferuję styl mieszany, czyli mail+telefon/Skype. Początki współpracy owszem, wygodnie można mailowo rozpisać, ale w twórczych projektach naukowych wolę jednak skonfrontować punkt widzenia każdej ze stron werbalnie. Drogą prób i błędów okazało się, że tak jest szybciej 😉 Oczywiście, ideałem są spotkania twarzą w twarz, ale przy wielu projektach, niezbyt często są możliwe 😉
Jeśli szybciej to absolutnie nie przestawaj 🙂
Jeszcze czasem pokutuje, ze jak nie zrobię sam to będzie źle. A przecież wszystkiego nawet nie potrafimy zrobić!
Zgadzam się z Tobą w wielu kwestiach, podobnie jednak jak przedmówcy uważam, że spotkana biznesowe pomagają w zdobyciu klienta. Zazwyczaj wymagają potwierdzenia mailowego ustaleń nie mniej jednak nie są stratą czasu przynajmniej w mojej branży 🙂
A zdradzisz w jakiej branży działa Twoja firma? 🙂
Przydatny oraz pouczający artykuł.
Poruszasz ważne kwestie, organizacja czasu, rozmowy telefoniczne to wszytsko się przekłada na relacje z klienami
ale też i współpracownikami.
Ileż ja w mojej pracy odbieram telefonów „A może spotkanie?”! Pewnie są różne branże i różne zwyczaje, ale sama wolę dogadać się mailowo, ewentualnie telefonicznie (byle konkretnie) niż umawiać się na spotkanie, bo po potkaniu i tak wymieniamy się ustaleniami mailowo lub jeszcze je doprecyzowujemy. Mam jednak wrażenie, że czasami do spotkania biznesowego przywiązuje się magiczną moc: „Pojadę, dostanę zlecenie”. A tymczasem gdyby ja miała spotykac się z każdym, kto zabiega o takie spotkanie… niczego wiećej bym nie robiła.
Dlatego najwyższa pora to odczarować, zwłaszcza, że część tych przyzwyczajeń ludzie wynoszą z korporacji, w których to norma, choć powszechna strata czasu, o czym często mówią otwarcie sami zarządzający. Ja spotykam się dla podtrzymania relacji, albo na zakończenie większego projektu, raczej nigdy dla pozyskania zlecenia, bo nawet współpracując z korporacjami bliżej nam teraz do wideokonferencji.
Delegowanie zadań – to uratowało mnie niejednokrotnie przed migreną! Człowiek nie jest czasami w stanie kontrolować wszystkich rzeczy samemu…
Bardzo dobre i przydatne informacje.
Nigdy mi się nie zdarzyło jeszcze, by spotkanie biznesowe było stratą czasu… Chyba mam szczęście 😉
Cóż. Szkoda, że nie przeczytałaś z uwagą. Nie napisałam, że to strata czasu, a po prostu mniej efektywna forma komunikacji. Słowo klucz to efektywność, która przy bezpośrednich spotkaniach jest niższa, niż przy niemal każdej innej z wykorzystaniem nowych technologii.
Zatem. To raczej nie kwestia szczęścia.
super, że o tym piszesz; nie zawsze sami zauważamy nasze błędy
Ja, chyba jestem już na takim etapie, że mam dosyć zwiększania efektywności.
Na szczęście nie ma obowiązku, bo każdy jest kowalem swojego…biznesu. A czym zajmuje się Twoja firma?
Już dawno nie czytałam tak rzetelnego i rozwojowego wpisu. Brawo!
Jak tak poczytałam, to chyba nie jest u mnie najgorzej 🙂 Tylko rozmowy przez telefon zabierają mi trochę czasu, haha.
Piękne, prawdziwie i inspirujące- zresztą jak zawsze Madziu! Najgorsze sa te zbieracze czasu… Ileż zmarnowanego czasu i bezmyślnych chwil?!
Wszystko tak ale gdy y nie spotkania? Tel i uprzejmości do wielu wspolprac nigdy by noe doszło…
Skoro Kasia tak twierdzisz, zapewne tak jest. A jaki jest profil Twojej działalności?
Pracuję w branży inwestycyjnej, głównie inwestycje kapitałowe. Rzadko mi się zdarza, aby do zawarcia umowy doszło bez spotkania. Chyba, że się znam z klientem wiele lat to wówczas zaufanie procentuje. Też gdybym miała komuś powierzyć swoje pieniądze bez spotkania nie zrobiłabym tego. Ja działam poprzez mail, telefon i spotkanie.
Co do specyfiki branży inwestycyjnej to mam tylko jedną refleksję, bankowość internetowa wprowadzana przez mBank, w którym miałam okazję pracować wiele lat, też kiedyś była abstrakcją – obecnie jest standardem. Właśnie po to, aby nie trzeba było iść do placówki, stać w kolejce, rozmawiać i tracić czas. Wyjątek stanowią np. kredyty hipoteczne, ale tu wchodzimy na poziom formalności, o których nie ma mowy w małych i średnich firmach, których dotyczy ten wpis.