magda ostrowska

Cześć! Mam na imię Magda. Jestem zwykłą, chociaż multipotencjalną dziewczyną, a moją supermocą jest „ponadludzki głód wiedzy”. Odkrywam, sprawdzam, testuję, nieustannie się uczę i kręci mnie ogrom randomowych tematów. Ta mnogość zainteresowań spowodowała, że w życiu robiłam już bardzo wiele, a wszystko to w pogoni za satysfakcją z pracy i zawodowym spełnieniem.

Obecnie jestem szefową Klubu PSC, prowadzę też butikową agencje kreatywną, w której robimy fajne strony, blogi, sklepy i platformy kursowe dla twórców internetowych.

Chociaż Przedsiębiorczość to moje drugie imię, na pierwsze mam Magda. Bądźmy w kontakcie.

NAPISZ DO MNIE!

magda@dopracowani.pl

Follow
  • HOME
  • ZACZNIJ TUTAJ
  • BLOG
  • PODCAST
  • #LubięWiedzieć
  • BLOGOMETAMORFOZA 4.0
  • PREZENTY
  • BIZNES UP!
  • NARZĘDZIA
  • FAJNE BLOGI
  • KURS ONLINE
  • E-BOOK
  • WSPÓŁPRACA
  • PRACOWITY SKLEP
Follow
  • HOME
  • O MNIE
  • BLOG
  • PODCAST
  • #LubięWiedzieć
  • PREZENTY
  • WSPÓŁPRACA
  • MNKB.PL
  • SKLEP

Złodzieje czasu w życiu przedsiębiorcy

-
DLA PRZEDSIĘBIORCZYCH
-
30 komentarzy
7 MIN READ

Jak zwiększyć efektywność w pracy i biznesie to zagwozdka wielu przedsiębiorców. Zatem. Dzisiaj podpowiem, gdzie jest najwięcej luk efektywności, a wnioski wyciągnij sama. Zaczynamy?

Na wstępie dodam, że tradycyjnie nie chcę pisać o banałach, więc pominę wyliczanie Internetu i Social Mediów. Domyślam się, że jeżeli spędzasz całe godziny, bezproduktywnie na Facebooku – masz świadomość straconego czasu, nie będę cię dobijała. Oczywiście wyj. stanowią biznesy, które zarabiają w Social Mediach. Dla przykładu u mnie, pomimo, że dużo czasu spędzam na Fb – jest to czas bardzo produktywny. A teraz do sedna.
jak zwiększyć efektywność w pracy

10 złodziei czasu

jak zwiększyć efektywność w pracy

1. Podejmowanie się każdej współpracy

Kiedy ktoś wysyła do mnie zapytanie, zanim w ogóle do współpracy dojdzie, muszę mu odpisać informując o całym procesie, przesłać brief kreatywny, przeczytać i przeanalizować odpowiedzi do briefu, przygotować ofertę, wycenę, umowę, odpowiedzieć na pytania, a to wszystko trwa. Ogólnie polecam i rekomenduję sprawdź ile w twojej firmie trwa cały proces, jeszcze przed podpisaniem umowy, bo w niektórych skrajnych wypadkach, u mnie trwał dłużej niż realizacja.
I właśnie ten fakt uświadomił mi, że absolutnie nie opłaca się współpraca z każdym. Gdy więc dostrzegam problemy w komunikacji – odpuszczam, bo najpewniej i tak do współpracy nie dojdzie. Odpuszczam też każde zlecenie, które nie jest zgodne z moimi kryteriami doboru zleceń, a do ustalenia swoich kryteriów, gorąca cię zachęcam.

2. Błędy, niedopatrzenia, słaba jakość

Gdy realizujesz jakiś projekt, jesteś ze wszystkim na bieżąco. Wiesz jakie są oczekiwania klienta, pamiętasz jego brief, masz szybki dostęp do materiałów. Po rozliczeniu, na moim przykładzie – wszystkie materiały archiwizuję więc dostęp do nich nie jest łatwy, a i wejście w rytm i przypomnienie sobie ustaleń, sporo trwa.
Klient oczywiście może złożyć reklamację, ma do tego pełne prawo. Co wówczas należy zrobić? Naprawić błąd, a w tym celu m.in. odkopać dokumentację techniczną, hasła, ustalenia – co zajmuje czas. Mniej lub więcej, ale czas, którego nie musiałabyś tracić, gdybyś od razu zrobiła wszystko jak należy. I tutaj powiedzenie „za błędy się płaci…” powinno zostać uzupełnione o słowa „…w minutach”.

3. Rozmowy telefoniczne

Oczywiście jeżeli twoim biznesem jest Call Center to śmiało, jeżeli nie – to strata to czasu. Dlaczego? Bo raz zadzwonisz, twój rozmówca nie może rozmawiać – czekasz ty i start zlecenia. Bo ktoś zadzwoni, ty nie możesz rozmawiasz, oddzwaniasz po godzinie – ten ktoś też już nie może rozmawiać. Ponownie. Czekasz ty i start zlecenia.
A w trakcie takiej rozmowy to już boki można zerwać. Rozmowa na temat współpracy trwa ok 5 minut, bo na moje przykładowe pytania dot. zlecenia słyszę „dobrze, to prześlij mi te pytania mailowo”, co mogłabym już dawno zrobić, nie czekając jak uda nam się zdzwonić, po tygodniu nieudanych prób.
Ale oczywiście rozmowa po 5 minutach się nie kończy. Trwa 55 minut, które już absolutnie tematu nie dotyczą. I co najdziwniejsze, zwolennicy rozmów telefonicznych zawsze twierdzą, że przez telefon załatwią wszystko szybciej. Otóż.
Nie znam takiej sytuacji, nigdy nie doświadczyłam, nawet z Urzędem Skarbowym szybciej skontaktuję się mailowo niż telefonicznie. Moim zdaniem to po prostu dla takich osób – wygodniejsze, bo np. nie lubią pisać, ale nie udawajmy, że efektywniejsze, bo to nieprawda.

4. Spotkania biznesowe

Trochę jak rozmowa telefoniczna, tylko x3 mniej efektywne, bo najpierw najczęściej trzeba się zdzwonić (patrz pkt. 3) aby zgrać czas i miejsce, następnie dojechać, poświęcić czas na wymianę uprzejmości, które przełamują lody, następuje 5 minut konkretów, a następnie jw. „dobrze, to prześlij mi te pytania mailowo”. Oczywiście spotkania biznesowe pełnią pewną funkcję, ale bynajmniej nie jest to wzrost efektywności.

5. Zmiana zakresu współpracy w trakcie jego realizacji

Absolutna plaga w branży kreatywnej. Dlatego. U siebie zawsze podpisuję umowę i zawsze ją najpierw rozliczam, zgodne z pierwotnym zakresem zlecenia. Dopiero po zakończeniu, przechodzę do dalszych ustaleń i nowych projektów w ramach nowej umowy. Ich wcześniejsza realizacja, może spowodować opóźnienie we wdrożeniu projektu, a co też ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy – opóźnienie rozliczenia.

6. Robienie wszystkiego samemu

I absolutnie zaznaczam, że choć nie zawsze delegowanie zadań się opłaca to czasami bardzo. Bo oszczędzasz czas, w którym sama musiałabyś coś zrealizować, albo dopiero nauczyć się jak to zrobić.

7. Brak schematów/szablonów

Choć każdy klient jest inny to proces współpracy jest podobny. Stwórz, zapisz, wykorzystaj i oszczędzaj czas. Od szablonów odpowiedzi na maile, przez wzory dokumentów np. umowy, na procedurze reklamacyjnej kończąc. Choćbyś robiła to już wiele lat i miała wszystko w głowie, napisanie całości od początku dla każdego klienta, zajmie zawsze więcej czasu, niż kopiuj-wklej z modyfikacjami pod konkretne zlecenie.

8. Wykonywanie części pracy przed podpisaniem umowy

Mam tutaj na myśli udział w rożnych konkursach typu wy zrobicie – ja wybiorę, próbki pracy, wstępne projekty etc. Wyjątek robię tylko na szkolenia, gdzie próbka pracy jest moim zdaniem uzasadniona, ponieważ najlepsze portfolio nie pokaże, jaka jestem na sali szkoleniowej. A wstępny projekt tylko wówczas, gdy nie masz swojego portfolio, które pokazuje estetykę i możliwości.

9. Nieumiejętność zarządzania projektami

Jeżeli osoby otwierające swoją firmę, miałyby się nauczyć jednej rzeczy to polecałabym właśnie zarządzanie projektami. Tworzenie procesów, rozbijanie na etapy, priorytetyzacja, ustalanie harmonogramu projektu, tworzenie alternatywnych ścieżek i zarządzanie zespołem projektowym (oczywiście jeśli dotyczy). Bez tej umiejętności, harmonogram posypie się już na starcie, terminy legną w gruzach i projekt się rozjedzie, a że najpewniej nie realizujesz tylko jednego w jednym czasie, od razu posypią się terminy i w pozostałych.
zarządzanie projektami

10. Porównywanie się z innymi

Osobiście uważam, że należy znać swoją konkurencję. Nieznajomość lub twierdzenie, że konkurencji nie masz, jest tylko dowodem ignorancji i niedojrzałości biznesowej, bo o ile nie jesteś innowacyjnym start-up’em, masz konkurencję niemal na pewno.
I tak znajomość konkurencji, zapoznanie z jej know how np. procesem sprzedaży celem wyłapania błędów lub obszarów, które u siebie możesz ulepszyć, a dzięki temu – wyróżnić to niemal obowiązek i bardzo fajne źródło poznania. Ale. Porównywanie się, że oto oni mają fajny projekt, a ty żadnego – to po prostu strata czasu, która w niczym ci nie pomaga, a wręcz demotywuje. Niezależnie od wszystkiego pamiętaj, że nie o rozpamiętywanie utraconych szans, a o działanie w tym wszystkim chodzi.
jak zwiększyć efektywność w pracy

mądra mądrość

jak zwiększyć efektywność w pracy
Zawsze z rezerwą podchodzę do osób, które twierdzą, że czasu nie mają, a ciągle wiszą na telefonie, popełniają wciąż te same błędy i nigdy nie są przygotowane na to, że w projekcie coś pójdzie nie tak.
Bo faktycznie czasu nie mają, ale w większości nie z powodu dużej liczby zleceń, a z powodu niskiej efektywności. Tutaj nigdy pieniądz nie ma prawa się zgadzać, bo nagle projekt rozpisany na 3 miesiące trwa 8, pomimo, że w wycenie uwzględniliśmy 3.
I z tego wszystkiego dwie mądrości płyną. Manifestowanie zapracowania to jeszcze nie praca, a zmarnowany czas to nie pieniądz.
with L O V Ę
magda

A jeżeli chcesz dostać kwartalne zestawienie moich przychodów i masz ochotę na kilka biznesowych ciekawostek, przydatnych w rozwoju własnej marki – weź udział w projekcie Biznes Up! dla wszystkich przedsiębiorczych i/lub blogujących dziewczyn.

795

FacebookTwitterBEZECEŃSKIE MAILE

Tagi
BIZNES
BLOG
EFEKTYWNOŚĆ
FIRMA
PIENIĄDZE
ZARZĄDZANIE CZASEM
← WCZEŚNIEJSZE
4 miejsca poza domem, w których możesz pracować
PÓŹNIEJSZE →
Zbuduję własną korporację

Magda Ostrowska

Mam na imię Magda, jestem zwykłą, chociaż multipotencjalną dziewczyną. Nie lubię się ograniczać, dlatego tego nie robię, a zamiast jednego zawodu – mam, co najmniej pięć. Jestem graficzką, blogerką, menadżerką projektów, HRabiną i trenerką biznesu, dałam więc sobie prawo do mądrowania i pokazuję, że naprawdę można, czerpać przyjemność z wykonywanej pracy. Hmm. Hmm. Mhm.

30 Komentarze

on Złodzieje czasu w życiu przedsiębiorcy.
  1. emilia
    2 września 2018 @ 15:10
    -
    Odpowiedz

    fajny przydatny post

  2. Czarna Skrzynka
    2 września 2018 @ 15:19
    -
    Odpowiedz

    Pracuję trochę w innej bajce, ale z punktem 4 chętnie będę polemizował. Nic nie zastąpi spotkania z osobą decyzyjną face to face 🙂 Ileż wiszących na włosku kontraktów zostało uratowanych tylko dlatego, że człowiek na łeb na szyję kupował bilet do US, leciał z pięcioma przystankami, żeby w ostatniej chwili spotkać się z odpowiednim CEO i przekonać go, że jednak nam się należy ten kontrakt! 🙂 Gdybym zadzwonił, to gość by mnie po prostu spuścił do ścieków! 🙂

    • Magda Ostrowska
      2 września 2018 @ 15:41
      -
      Odpowiedz

      Polemizujmy, polemizujmy 🙂 Tak jak napisałam, spotkania biznesowe pełnią swoją funkcję, ale na pewno nie jest nią oszczędność czasu i wzrost efektywności. A w samym wpisie piszę o pewnych standardach komunikacji, a nie o gaszeniu pożarów. Ale.

      Pisałam o tym w poście dot. spotkań biznesowych (których nadal nie polecam), że w mojej drugiej odnodze czyli działalności szkoleniowej, gdzie klientami są korporacje, również biorę udział w licznych spotkaniach, bo klienci są tak przyzwyczajeni, a same projekty tak rozbudowane, że chyba sama nie wyobrażam sobie inaczej.

  3. MrLecter
    2 września 2018 @ 15:22
    -
    Odpowiedz

    Dobra organizacja to połowa sukcesu 🙂

  4. Paulina
    2 września 2018 @ 15:49
    -
    Odpowiedz

    Wydaje mi się, że wiele zależy od branży. Moi szefowie bardzo często spotykają się biznesowo z potencjalnymi klientami i to właśnie napędza naszą firmę. Nawet rozmowy przez telefon, kiedy widać po nich, że mają doświadczenie i przekazują konkretne informacje, są dużo bardziej skuteczne, niż jakiekolwiek inne działania. Dlatego nie do końca zgodzę się z Twoim zestawieniem.

    • Magda Ostrowska
      2 września 2018 @ 15:56
      -
      Odpowiedz

      Rozumiem różne modele komunikacji, w różnych firmach i branżach – przetestowałam wiele. Dlatego pytanie jak duża jest organizacja o której piszesz, czym się zajmuje i czy próbowali inaczej. I kolejne. Czy próbowałaś wdrożyć rozwiązania tej organizacji we własnej firmie, bo to jest szkopuł, o którym tutaj mowa.

      A cytując, co już napisałam „spotkania biznesowe pełnią pewną funkcję, ale bynajmniej nie jest to wzrost efektywności.”

  5. Caroline
    2 września 2018 @ 16:18
    -
    Odpowiedz

    Świetny artykuł!
    Ciekawe zestawienie i genialne podsumowanie 🙂

  6. Nathalie
    2 września 2018 @ 16:19
    -
    Odpowiedz

    Ja osobiście w większości projektów zawodowych preferuję styl mieszany, czyli mail+telefon/Skype. Początki współpracy owszem, wygodnie można mailowo rozpisać, ale w twórczych projektach naukowych wolę jednak skonfrontować punkt widzenia każdej ze stron werbalnie. Drogą prób i błędów okazało się, że tak jest szybciej 😉 Oczywiście, ideałem są spotkania twarzą w twarz, ale przy wielu projektach, niezbyt często są możliwe 😉

    • Magda Ostrowska
      2 września 2018 @ 16:24
      -
      Odpowiedz

      Jeśli szybciej to absolutnie nie przestawaj 🙂

  7. Monika Kilijańska
    2 września 2018 @ 17:45
    -
    Odpowiedz

    Jeszcze czasem pokutuje, ze jak nie zrobię sam to będzie źle. A przecież wszystkiego nawet nie potrafimy zrobić!

  8. Panimanager
    2 września 2018 @ 18:19
    -
    Odpowiedz

    Zgadzam się z Tobą w wielu kwestiach, podobnie jednak jak przedmówcy uważam, że spotkana biznesowe pomagają w zdobyciu klienta. Zazwyczaj wymagają potwierdzenia mailowego ustaleń nie mniej jednak nie są stratą czasu przynajmniej w mojej branży 🙂

    • Magda Ostrowska
      2 września 2018 @ 18:36
      -
      Odpowiedz

      A zdradzisz w jakiej branży działa Twoja firma? 🙂

  9. DodoDan
    2 września 2018 @ 19:08
    -
    Odpowiedz

    Przydatny oraz pouczający artykuł.

  10. Marysia
    2 września 2018 @ 19:51
    -
    Odpowiedz

    Poruszasz ważne kwestie, organizacja czasu, rozmowy telefoniczne to wszytsko się przekłada na relacje z klienami
    ale też i współpracownikami.

  11. Ana
    2 września 2018 @ 20:09
    -
    Odpowiedz

    Ileż ja w mojej pracy odbieram telefonów „A może spotkanie?”! Pewnie są różne branże i różne zwyczaje, ale sama wolę dogadać się mailowo, ewentualnie telefonicznie (byle konkretnie) niż umawiać się na spotkanie, bo po potkaniu i tak wymieniamy się ustaleniami mailowo lub jeszcze je doprecyzowujemy. Mam jednak wrażenie, że czasami do spotkania biznesowego przywiązuje się magiczną moc: „Pojadę, dostanę zlecenie”. A tymczasem gdyby ja miała spotykac się z każdym, kto zabiega o takie spotkanie… niczego wiećej bym nie robiła.

    • Magda Ostrowska
      2 września 2018 @ 20:32
      -
      Odpowiedz

      Dlatego najwyższa pora to odczarować, zwłaszcza, że część tych przyzwyczajeń ludzie wynoszą z korporacji, w których to norma, choć powszechna strata czasu, o czym często mówią otwarcie sami zarządzający. Ja spotykam się dla podtrzymania relacji, albo na zakończenie większego projektu, raczej nigdy dla pozyskania zlecenia, bo nawet współpracując z korporacjami bliżej nam teraz do wideokonferencji.

  12. Wedding And the City
    2 września 2018 @ 21:33
    -
    Odpowiedz

    Delegowanie zadań – to uratowało mnie niejednokrotnie przed migreną! Człowiek nie jest czasami w stanie kontrolować wszystkich rzeczy samemu…

  13. Michał
    3 września 2018 @ 05:26
    -
    Odpowiedz

    Bardzo dobre i przydatne informacje.

  14. Mayka.ok
    3 września 2018 @ 10:37
    -
    Odpowiedz

    Nigdy mi się nie zdarzyło jeszcze, by spotkanie biznesowe było stratą czasu… Chyba mam szczęście 😉

    • Magda Ostrowska
      3 września 2018 @ 10:58
      -
      Odpowiedz

      Cóż. Szkoda, że nie przeczytałaś z uwagą. Nie napisałam, że to strata czasu, a po prostu mniej efektywna forma komunikacji. Słowo klucz to efektywność, która przy bezpośrednich spotkaniach jest niższa, niż przy niemal każdej innej z wykorzystaniem nowych technologii.

      Zatem. To raczej nie kwestia szczęścia.

  15. Teresa
    3 września 2018 @ 19:55
    -
    Odpowiedz

    super, że o tym piszesz; nie zawsze sami zauważamy nasze błędy

  16. Świat Toli
    3 września 2018 @ 20:09
    -
    Odpowiedz

    Ja, chyba jestem już na takim etapie, że mam dosyć zwiększania efektywności.

    • Magda Ostrowska
      3 września 2018 @ 20:24
      -
      Odpowiedz

      Na szczęście nie ma obowiązku, bo każdy jest kowalem swojego…biznesu. A czym zajmuje się Twoja firma?

  17. Kamila
    3 września 2018 @ 20:24
    -
    Odpowiedz

    Już dawno nie czytałam tak rzetelnego i rozwojowego wpisu. Brawo!

  18. melodylaniella
    3 września 2018 @ 21:34
    -
    Odpowiedz

    Jak tak poczytałam, to chyba nie jest u mnie najgorzej 🙂 Tylko rozmowy przez telefon zabierają mi trochę czasu, haha.

  19. Kinga Kulczycka
    3 września 2018 @ 23:15
    -
    Odpowiedz

    Piękne, prawdziwie i inspirujące- zresztą jak zawsze Madziu! Najgorsze sa te zbieracze czasu… Ileż zmarnowanego czasu i bezmyślnych chwil?!

  20. Kasia
    4 września 2018 @ 06:54
    -
    Odpowiedz

    Wszystko tak ale gdy y nie spotkania? Tel i uprzejmości do wielu wspolprac nigdy by noe doszło…

    • Magda Ostrowska
      4 września 2018 @ 09:19
      -
      Odpowiedz

      Skoro Kasia tak twierdzisz, zapewne tak jest. A jaki jest profil Twojej działalności?

  21. Anna
    5 września 2018 @ 20:19
    -
    Odpowiedz

    Pracuję w branży inwestycyjnej, głównie inwestycje kapitałowe. Rzadko mi się zdarza, aby do zawarcia umowy doszło bez spotkania. Chyba, że się znam z klientem wiele lat to wówczas zaufanie procentuje. Też gdybym miała komuś powierzyć swoje pieniądze bez spotkania nie zrobiłabym tego. Ja działam poprzez mail, telefon i spotkanie.

    • Magda Ostrowska
      5 września 2018 @ 22:21
      -
      Odpowiedz

      Co do specyfiki branży inwestycyjnej to mam tylko jedną refleksję, bankowość internetowa wprowadzana przez mBank, w którym miałam okazję pracować wiele lat, też kiedyś była abstrakcją – obecnie jest standardem. Właśnie po to, aby nie trzeba było iść do placówki, stać w kolejce, rozmawiać i tracić czas. Wyjątek stanowią np. kredyty hipoteczne, ale tu wchodzimy na poziom formalności, o których nie ma mowy w małych i średnich firmach, których dotyczy ten wpis.

POROZMAWIAJMY

Bardzo najbardziej chcę poznać Twoje zdanie w temacie. Zostaw komentarz.

Click here to cancel reply

Poczekaj...
Opublikuj

Polecam także

Tego nie możesz pominąć

VAT, czy nie VAT – oto jest pytanie

Posted by Magda Ostrowska

Tak. Masz już pomysł na biznes. Cały biznesplan, grupę docelową, produkt. Wiesz co, komu i gdzie będziesz sprzedawała. Logo piękne, strona …

Czytaj →
DLA PRZEDSIĘBIORCZYCH
6 MIN READ

Optymizm jest przereklamowany, wolę entuzjazm

Posted by Magda Ostrowska

Naprawdę bardzo fajnie jest, być optymistką. Piszę to całkiem szczerze i bez ukrytej ironii. W swojej pracy jednak, bardziej od optymizmu, …

Czytaj →
DLA PRZEDSIĘBIORCZYCH, MĄDROŚCI
5 MIN READ

Pieniądze. Prestiż. Przyjemność.

Posted by Magda Ostrowska

Kiedy zaczynałam prowadzić własną firmę, każde zlecenie było na wagę złota. Gdy dochodziło do finalizacji, skakałam z radości. Obecnie nadal skaczę …

Czytaj →
DLA PRZEDSIĘBIORCZYCH
6 MIN READ

BEZECEŃSKI NEWSLETTER

ZAPISZ SIĘ I URUCHOM LAWINĘ BEZECEŃSKICH MAILI

Linki afiliacyjne

Niektóre linki na blogu, mogą być linkami afiliacyjnymi. Nie lubię ściemniać dlatego dotyczy to tylko produktów, które znam i gorąco polecam. Ich kliknięcie nie powoduje zakupu, a jedynie przenosi na stronę, gdzie możesz go dokonać – po cenie niższej lub regularnej, nigdy wyższej. Ku ogólnej szczęśliwości.

Prawa autorskie

Wszystkie teksty są mojego autorstwa – jeżeli zatem chcesz skorzystać, zapytaj. Jest szansa, że się nie zgodzę, ale pytać zawsze warto. Natomiast z grafik prezentowych możesz swobodnie korzystać na swój użytek czyt. nie są na sprzedaż. with L O V Ę


Mój blog korzysta z plików cookies. Sprawdź zasady korzystania i moją Politykę Prywatności.

 

©2016-2020 Dopracowani. Wszystkie prawa zastrzeżone. Projekt i wdrożenie: Monkey Business | mnkb

Jak zwiększyć efektywność w pracy? | O pracy i przedsiębiorczości
Facebook
Online Reputation Management
X
Zamień swoje pomysły w realny plan działania i zrealizuj je – skutecznie! Teraz kupując mojego eBooka o zarządzaniu projektami, Audiobook otrzymasz w prezencie
ODBIERZ AUDIOBOOK W PREZENCIE
Kocham ciastka, pączki i inne słodkości więc i blog Dopracowani jest ich pełen. Inaczej mówiąc wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz na to zgodę. Więcej