Gdy pracowałam w korporacji stałym elementem dnia były spotkania. Spotkania po to aby: przedyskutować, przyjrzeć się, omówić, znaleźć rozwiązanie. Normalny człowiek mógłby się nawet cieszyć, bo wtedy praca leży, a my w sali konferencyjnej ogarniamy kolejną „burzę mózgów”. Kawa jest. Ciastka są. Jest nawet wesoło. To po co drążę?
Nie lubiłam tych spotkań. Organizowanych jako reakcja na fuck-up lub zagrożony deadline. Nie przepadałam też za tymi pozornie zaplanowanymi. Bo zazwyczaj między rodzajem kawy, ciastek i organizacją rzutnika, ktoś zapomniał o określeniu celu spotkania.
A ja bardzo nie lubię bezcelowości.
Nawet jak idę na spacer, co to ludzie noga, za nogą przed siebie, ja muszę wyznaczyć cel typu do ósmej ławki, w trzeciej alejce, parku Julianowskiego. W przeciwnym razie nici z przemyśleń (bynajmniej nie spaceruję dla zdrowotności), bo myślę o braku celu i zastanawiam się nad tym, gdzie ja właściwie mam pójść.
Wracając do tematu.
Te spotkania były bardzo nieefektywne, ale były okazją do spotkania z fajnymi ludźmi więc przymykałam oko. Obiecałam sobie jednak, że zakładając swoją firmę zrobię wszystko aby tego typu spotkania znacząco ograniczyć. Nie przewidziałam tylko jednego.
Wielu potencjalnych klientów bardzo je lubi.
Bo co twarzą w twarz się kawy napijesz, to zawsze lepiej. Tylko dla kogo? Podpowiem. Ani dla mnie, ani dla ciebie, tym bardziej dla nich – nałogowych „spotkamy się, pogadamy”.
.biznes online
Moją obecną działalność zawodową można podzielić na dwie części. Pierwsza odbywa się online i obejmuje tworzenie projektów graficznych, stron www oraz całokształt działań wokół tego bloga. Druga. Offline. Dotycząca prowadzonych przeze mnie szkoleń stacjonarnych, głównie dla korporacji i jej pracowników.
Ws. szkoleń spotkań biznesowych mam więcej, ale ponieważ nigdzie nie mam etatu, zazwyczaj są konkretne i rzeczowe. Takie lubię. Dzisiaj jednak skupię się na pierwszym obszarze czyli moim biznesie online, który systematycznie buduję i rozwijam, a co ważne bynajmniej nie dzięki spotkaniom „biznesowym” przy kawie.
.efektywna komunikacja
Wielu ludzie uważa, że łatwiej będzie im coś wyjaśnić (oraz zrozumieć) w trakcie bezpośredniego spotkanie, niż mailowo. Generalnie przekonanie to wynika z powszechnej zasady efektywnej komunikacji, którą zna prawie każdy, a głosi ona, że aż 93% przekazu i jego zrozumienia związanych jest z mową ciała i tembrem głosu (jak mówimy?), a tylko 7% z komunikatem właściwym czyli wypowiadanymi słowami (co mówimy?).
I niby to z sensem. Ale. Bardziej na ubiegłe stulecie. Żyjemy w XXI wieku i to komunikacja online jest tą najpowszechniejszą (zwłaszcza w stosunkach prywatnych) , a odpowiedzią na ten trend są choćby emotikony, których na marginesie fanką nie jestem, bo przecież i sam dobór słów w mailu, potrafi przekazać nam nastrój i nastawienie drugiej strony. Że już o kropce nienawiści nie wspomnę. Naprawdę nie sposób źle odczytać, intencji drugiej strony.
Chociaż w biznesie nadal lubimy się spotykać to jednak trend ten cały czas się zmienia, bo wiele dóbr również ma charakter wirtualny czyli nienamacalny. Dokładnie tak jak komunikacja online.
Dlaczego zatem przenosimy zasady efektywnej komunikacji z ubiegłego wieku do obecnych relacji, podczas gdy sam przedmiot komunikatu już dawno się zmienił? Jak dla mnie to klasyczne przekonanie ograniczające, nic innego.
Naprawdę nie muszę oglądać gradowej miny mojego rozmówcy, żeby przekonać się, że nie jest w nastroju do czegokolwiek i jednocześnie nie muszę oglądać uśmiechu, który tylko uszy hamują (choć to zawsze miłe), żeby wyciągnąć wnioski, co do pozytywnego nastawienia i doskonałego humoru.
Jak ktoś będzie chciał się porozumieć, to się porozumie, jak nie będzie chciał to i wspólnie wypita kawa temu nie zaradzi.
A jak nie można się porozumieć, to na pewno można odpuścić. Co i tobie polecam, aby nerw oszczędzić.
.potęga relacji
Obecnie zdecydowanie ponad 90% kontaktów z klientami zainteresowanymi stroną www lub projektem graficznym, odbywa się u mnie przez e-mail lub za pośrednictwem Facebooka. Ja już nawet rozmowy telefoniczne prowadzę sporadycznie, bo w przypadku nowych projektów, zazwyczaj kończą się słowami „prześlę mailowo, podaj mi swój adres”.
Spotkań bezpośrednich zwanych przez niektórych biznesowymi, udaje mi się skutecznie unikać, chyba, że są faktycznie uzasadnione. Takich nie unikam. Tylko tych uzasadnień jakby coraz mniej.
Nie przepadam za spotkaniami biznesowymi „a może kawa?”. Oczywiście doceniam potęgę relacji, ale nie doceniam i nie rozumiem jak ma temu służyć spotkanie typu „Magda, a jak zrobić to? Jaki miałabyś pomysł na tamto?”. W końcu to mój czas, a korzyść tylko dla ciebie – to na pewno nie sprzyja relacjom, wręcz przeciwnie.
Chyba nie wprawię cię w S Z O K jeśli napiszę, że podwaliną relacji jest bezinteresowność, a jeśli korzyść to tylko dwustronna. W końcu czy można wejść w relacje z kimś kto nas wykorzystuje? Być może można, ale nie ze mną.
No ale wiemy, że wiemy, a nasi potencjalni klienci lubią się spotykać. Jak zatem ograniczyć ryzyko spotkań nieefektywnych, żeby nie napisać bezcelowych? Jak skutecznie wymiksować się ze spotkania jeżeli wiemy, że nic fajnego do naszej współpracy nie wniesie. Oto moje sposoby.
Uwaga! Bardzo skuteczne.
Mam taką zasadę, że nie spotykam się z potencjalnymi klientami przed ustaleniem zakresu współpracy. A pod hasłem ustalenie zakresy współpracy, rozumiem pięknie wypełniony brief określający zakres, przedmiot i warunki współpracy wraz z przesłanym draftem umowy i specyfikacją.
Czym innym jest pokazanie portfolio, a czym innym case study udanej współpracy.
Moja specyfika działalności zawodowej, zwłaszcza w ramach agencji CtrlAlt Create, powoduje, że zlecenia są znacznej wartości, a klienci często boją się współpracy online, gdy na szali słuszny pieniądz.
Żeby nie było, ja nawet to rozumiem. Co więcej, gdy zaczynałam swoją działalność też nie wierzyłam, że da się zrobić stronę internetową od A do Z, za kilka tysięcy złotych bez spotkania z klientem. To natomiast skutkowało ograniczeniem terytorialnym mojej działalności, czego przecież bardzo nie chciałam.
I wiesz co mnie absolutnie przełamało?
Duża firma, rekordowe zlecenie pod względem złotówek, które zostało zrealizowane w 100% online. Do tej pory, gdy u nowego klienta pojawia się obawa, czy się oby da i „może jednak lepiej się spotkać?”, przedstawiam przebieg tej współpracy, w formie case study, dowodząc, że można.
Mój ostatni sposób to taka wiśnia. Skuteczność gwarantowana!
Czasami ludzie chcą się spotykać przed realizacją zlecenia, bo tak są nauczeni i takie znają standardy „normalnej” współpracy. Gdy pracowałam w korpo, też wszystko musiało zostać omówione na sali konferencyjnej więc podobny standard realizacji projektu, wydawał mi się naturalny również w mojej firmie.
Jak pisałam, szybko przekonałam się, że można inaczej dlatego teraz przekonuję o tym swoich potencjalnych, obecnych i stałych klientów.
Po prostu w mailu dot. współpracy jasno opisuję przebieg współpracy od ustalenia zakresu, przez podpisanie umowy, aż do poszczególnych etapów realizacji i rozliczenia.
Sprawdź koniecznie u siebie, bo działa!
.ani geek, ani freak
Możesz się teraz słusznie zastanawiać ale jak to tak, prowadzić firmę bez bezpośrednich kontaktów? Absolutnie. W moim przypadku wszelkim takim kontaktom służą targi, wydarzenia branżowe i konferencje. W zasadzie staram się bywać w takich miejscach, gdzie mogę spotkać potencjalnych klientów lub przedstawicieli mojej branży (tych drugich oczywiście w kontekście trzymania ręki na pulsie).
Czasami robię też wyjątki. Gdy kogoś znam z internetów, lubię i faktycznie chciałabym poznać. Gdy szybciej będzie coś pokazać, niż opisać. Gdy jestem w okolicy albo po prostu.
Kto mnie zna, ten wie, że nie jestem ani geekiem z nosem przed kompem, ani freakiem stroniącym od kontaktów. Ja po prostu jestem aktywna zawodowo i robię wiele rzeczy z różnych obszarów. Aby to ogarnąć, muszę trzymać się swoich zasad i sobą w czasie zarządzać – skoro czasem, jako takim, nie potrafię.
Jeszcze 2 miesiące temu nie miałabym pojęcia o co Ci chodzi. Po czym byłam na takich spotkaniach i… eee…. straciłam ponad 4 godziny na tym, że ustaliliśmy NIC. Okrągłe zero! A jak grzecznie zaczęłam się dopytywać „to co ustaliliśmy” zostałam zahuczana. Także ten… potem miałam cały dzień ogarniania zaległości po tym super spotkaniu. Owszem było ważne…ale do niczego nas nie doprowadziło. Nie mówię, że to była czyjaś wina, broń boże… ale jakoś tak. Poczucie straconego czasu mocno mnie uderzyło, zwłaszcza, gdy wróciłam do swojego biura i zobaczyłam „stosy pogrzebowe” czekające na mnie do ogarnięcia.
Bo właśnie to czego też nie lubię w takich spotkaniach to, że pod pretekstem „omówienia szczegółów” idziemy napić się kawy, a „szczegóły prześle mailem”.
Gdyby ktoś od razu napisał, „chodźmy na kawę, chcę Cię poznać”, wówczas przynajmniej nie miałabym tego poczucia straconego czasu 🙂
Nie lubię spotkań biznesowych dużo więcej załatwiam poza nimi 🙂
Pracuję w firmie, która dużą część działań marketingowych opiera właśnie na relacji face to face, spotkaniach z klientami, które bardzo często przynoszą zamierzone efekty – potencjalny klient staje się klientem realnym, jednak, by do tego doszło, potrzeba zwykle nie jednego, a co najmniej kilku spotkań, by potencjalny klient zaczął kojarzyć firmę z naszą (miłą i sympatyczną) osobą.
Jasne, w większych firmach takie spotkanie właśnie temu mają służyć czyt. pokazaniu ludzkiej twarzy marki. W mniejszych, jak moja, gdzie i tak to ja jestem jej twarzą, spotkania przestają już spełniać funkcję ocieplenia wizerunku, więc po prostu w większości są bezzasadne.
Bardzo fajnie Aneta, że do mnie zajrzałaś, zapraszam częściej🎈
Na szczęście nie muszę już na takowe chodzić, w ogóle nie lubię robić niczego bezsensownego.
Nie lubię zwłaszcza takich spotkań, gdy muszę tułać się pół dnia pociągiem czy tramwajem albo autobusem potem pół godzinki kawki, ciasteczek i pitu pitu, a potem na odchodne – szczegóły ustalimy mailowo. Szlak człowieka trafia!
O.o. otóż to! Jeżeli firma ma większy zasięg, niż lokalny to już prawdziwa zmora. Wówczas zdecydowanie polecam przetestowanie powyższych sposobów.
A już „spotkajmy się, omówimy szczegóły”, a na koniec „szczegóły ustalimy mailowo” to już totalny abstrakt i niestety jakby w standardzie.
Psss ale fajnie Marta, że do mnie zawitałaś. Wirtualnie, nie osobiście, a i tak jest super. Zaglądaj częściej✨🎈
Ważne i dobrze budujące rozmowy to podstawa codziennej komunikacji.
Zaczęłam się lepiej przygotowywać do spotkań po serii – ustalamy w cztery oczy NIC, a resztę w mailach. Całe szczęście ostatnio mam przyjemność pracować z osobami, które szanują swój i mój czas 😉
I to też super koncepcja. Gdy już max. klient się upiera, a ja akurat przystanę na propozycję spotkania, to zabieram cały brief i wtedy nie daję przestrzeni na bezcelowe pitu pitu.
Chyba pierwszy raz Cię Marta goszczę. Pochwalisz się co robisz zawodowo? Bo to w końcu pracowity blog✨💛
Bliskie jest mi podejście projektowe, a cel jest tego myślą przewodnią. Doskonale rozumiem, o czym piszesz! Spotkanie bez określonego tematu, celu, to tylko zjadacz naszego czasu i źródło zdenerwowania!
Właśnie ta frustracja wynikająca z braku celu jest najgorsza.
Albo. Gdy mamy pozorny cel „omówimy szczegóły”, a na miejscu zero konkretów. Gdyby potencjalny klient wprost napisał „spotkajmy się, chcę Cię poznać” od razu byłoby inaczej🙃
Otóż to! 🙂 Podpisujemy się wszystkimi kończynami!
Tak…spotkania… Mogłabym o nich książkę napisać 🙂 Zauważyłam trend wśród klientów, że rezygnują z telefonu, że wolą mejlowo – w końcu przeczytają i odpowiedzą w dogodnym dla siebie czasie, oczywiście nie rozciągniętym do nieskończoności, bo biznes to wyklucza, ale mogą swoje zadania układać, nadać priorytety. Zauważyłam też trend – telekonferencje, to chyba znak naszych czasów. Nie cierpię ich. Nienawidzę wręcz z różnych względów…
Bo w ogóle komunikacja mailowa jest moim zdaniem skuteczniejsza, gdyż tak jak piszesz można odpisać w dogodnym momencie, a też nic z ustaleń nam nie umknie.
A telekonferencje teraz też podbijają branże HR i coraz więcej rozmów rekrutacyjnych tak się odbywa. Nie przepadam za nimi, ale faktycznie to spora oszczędność czasu dla kandydata 🙂
Pięknego dnia!✨
dokladnie, najlepszy twoj wpis <3 zwykle - z moich doswiadczen - do zamkniecia tematu starcza 2 kompetentne osoby, a reszta wysiaduje roboczogodziny i przytakuje; niestety latwo w ten sposob wydoic firmę np. jesli kto inny jest wlascicielem, a kto inny zarzadza a wszyscy ludzie prezesa musza zarobic a gdy kota nie ma... no wiadomo :)
Łooo dokładnie. Wystarczy zsumować godzinową wartość pracy, poszczególnych uczestników spotkania i robi nam się konkret.
Doskonale to widać przy pracy zespołów projektowych, przyjmując średnio 50 zł/h, dwugodzinne spotkanie w którym bierze udział 10 osób, kosztuje firmę 1000 zł. A że w tym czasie nie realizują swoich standardowych obowiązków to i strata jakby podwójna🎈
Cieszę się, że ja na takie bezcelowe spotkania nie muszę chodzić i mam nadzieję, że się to nie zmieni. Lubię konkret. Nie lubię poczucia zmarnowanego czasu. 🙂
Otóż dokładnie. Bo jak czas marnować to tylko na nicnierobieniu🎈
Oooooo bardzo dobry, genialny pion zlapalam po tym wpisie bo coś mi się mój prywatny egoizm ostatnio rozjechal. Po prostu powiem, że Ci dziękuje 🙂 Dziś zaliczylam taką kolejną kawę z kobietą, której nie potrafię odmówić, a teraz już wiem co zrobię 😊 buźki i jeszcze raz BIG THX😙
Haha Basia💛 Cieszę się, że mogłam pomóc✨
Nienawidziłam koropspotkań. Kilka godzin „blablania” i bicia piany, z którego nie wynikało nic. Postulowałem, żeby organizować je na stojaka, jeśli już, wtedy szybciej się kończyły (nie wiedzieć czemu 😉). Pamietam jak kiedyś jeden koleżka, którego zadaniem było zrobienie notatki z narady, zakończył ją celnym, acz kontrowersyjnym z punktu widzenia jego kariery w korpo: na naradzie nie ustalono niczego.
Bo to bardzo trafne podsumowanie wielu korpospotkań <3
Pamiętam jak w firmie męża wprowadzono codzienne „mitingi „. Codziennie o godz.11.43 spotykali się sami kierownicy wszystkich działów. Były 4 pytania i 4 okrążenia. I minuta na odpowiedź. Nie pamiętam już dokładnie jakie to były pytania ale codziennie dokładnie tak samo.
Na początku śmieliesmy się z tego. Że to głupie i strata czasu. Oderwalnie od obowiązków. Dzisiaj z perspektywy kilku miesięcy, widzę plusy tych działań. Wszyscy wiedzą co się dzieje w firmie na bieżąco i co jest planowane.
A to akurat taki znany format „brainshake” i on jak najbardziej ma swój cel, a i nie trwa nazbyt długo. A skoro skuteczny to już w ogóle przybijam piątkę 🙂