Spotkanie biznesowe? Nie, dziękuję!

Gdy pracowałam w korporacji stałym elementem dnia były spotkania. Spotkania po to aby: przedyskutować, przyjrzeć się, omówić, znaleźć rozwiązanie. Normalny człowiek mógłby się nawet cieszyć, bo wtedy praca leży, a my w sali konferencyjnej ogarniamy kolejną „burzę mózgów”. Kawa jest. Ciastka są. Jest nawet wesoło. To po co drążę?

Nie lubiłam tych spotkań. Organizowanych jako reakcja na fuck-up lub zagrożony deadline. Nie przepadałam też za tymi pozornie zaplanowanymi. Bo zazwyczaj między rodzajem kawy, ciastek i organizacją rzutnika, ktoś zapomniał o określeniu celu spotkania.

A ja bardzo nie lubię bezcelowości.

Nawet jak idę na spacer, co to ludzie noga, za nogą przed siebie, ja muszę wyznaczyć cel typu do ósmej ławki, w trzeciej alejce, parku Julianowskiego. W przeciwnym razie nici z przemyśleń (bynajmniej nie spaceruję dla zdrowotności), bo myślę o braku celu i zastanawiam się nad tym, gdzie ja właściwie mam pójść.

Wracając do tematu.

Te spotkania były bardzo nieefektywne, ale były okazją do spotkania z fajnymi ludźmi więc przymykałam oko. Obiecałam sobie jednak, że zakładając swoją firmę zrobię wszystko aby tego typu spotkania znacząco ograniczyć. Nie przewidziałam tylko jednego.

Wielu potencjalnych klientów bardzo je lubi.

Bo co twarzą w twarz się kawy napijesz, to zawsze lepiej. Tylko dla kogo? Podpowiem. Ani dla mnie, ani dla ciebie, tym bardziej dla nich – nałogowych „spotkamy się, pogadamy”.

Moją obecną działalność zawodową można podzielić na dwie części. Pierwsza odbywa się online i obejmuje tworzenie projektów graficznych, stron www oraz całokształt działań wokół tego bloga. Druga. Offline. Dotycząca prowadzonych przeze mnie szkoleń stacjonarnych, głównie dla korporacji i jej pracowników.

Ws. szkoleń spotkań biznesowych mam więcej, ale ponieważ nigdzie nie mam etatu, zazwyczaj są konkretne i rzeczowe. Takie lubię. Dzisiaj jednak skupię się na pierwszym obszarze czyli moim biznesie online, który systematycznie buduję i rozwijam, a co ważne bynajmniej nie dzięki spotkaniom „biznesowym” przy kawie.

Wielu ludzie uważa, że łatwiej będzie im coś wyjaśnić (oraz zrozumieć) w trakcie bezpośredniego spotkanie, niż mailowo. Generalnie przekonanie to wynika z powszechnej zasady efektywnej komunikacji, którą zna prawie każdy, a głosi ona, że aż 93% przekazu i jego zrozumienia związanych jest z mową ciała i tembrem głosu (jak mówimy?), a tylko 7% z komunikatem właściwym czyli wypowiadanymi słowami (co mówimy?).

I niby to z sensem. Ale. Bardziej na ubiegłe stulecie. Żyjemy w XXI wieku i to komunikacja online jest tą najpowszechniejszą (zwłaszcza w stosunkach prywatnych) , a odpowiedzią na ten trend są choćby emotikony, których na marginesie fanką nie jestem, bo przecież i sam dobór słów w mailu, potrafi przekazać nam nastrój i nastawienie drugiej strony. Że już o kropce nienawiści nie wspomnę. Naprawdę nie sposób źle odczytać, intencji drugiej strony.

Chociaż w biznesie nadal lubimy się spotykać to jednak trend ten cały czas się zmienia, bo wiele dóbr również ma charakter wirtualny czyli nienamacalny. Dokładnie tak jak komunikacja online.

Dlaczego zatem przenosimy zasady efektywnej komunikacji z ubiegłego wieku do obecnych relacji, podczas gdy sam przedmiot komunikatu już dawno się zmienił? Jak dla mnie to klasyczne przekonanie ograniczające, nic innego.

Naprawdę nie muszę oglądać gradowej miny mojego rozmówcy, żeby przekonać się, że nie jest w nastroju do czegokolwiek i jednocześnie nie muszę oglądać uśmiechu, który tylko uszy hamują (choć to zawsze miłe), żeby wyciągnąć wnioski, co do pozytywnego nastawienia i doskonałego humoru.

Jak ktoś będzie chciał się porozumieć, to się porozumie, jak nie będzie chciał to i wspólnie wypita kawa temu nie zaradzi.

A jak nie można się porozumieć, to na pewno można odpuścić. Co i tobie polecam, aby nerw oszczędzić.

Obecnie zdecydowanie ponad 90% kontaktów z klientami zainteresowanymi stroną www lub projektem graficznym, odbywa się u mnie przez e-mail lub za pośrednictwem Facebooka. Ja już nawet rozmowy telefoniczne prowadzę sporadycznie, bo w przypadku nowych projektów, zazwyczaj kończą się słowami „prześlę mailowo, podaj mi swój adres”.

Spotkań bezpośrednich zwanych przez niektórych biznesowymi, udaje mi się skutecznie unikać, chyba, że są faktycznie uzasadnione. Takich nie unikam. Tylko tych uzasadnień jakby coraz mniej.

Nie przepadam za spotkaniami biznesowymi „a może kawa?”. Oczywiście doceniam potęgę relacji, ale nie doceniam i nie rozumiem jak ma temu służyć spotkanie typu „Magda, a jak zrobić to? Jaki miałabyś pomysł na tamto?”. W końcu to mój czas, a korzyść tylko dla ciebie – to na pewno nie sprzyja relacjom, wręcz przeciwnie.

Chyba nie wprawię cię w S Z O K jeśli napiszę, że podwaliną relacji jest bezinteresowność, a jeśli korzyść to tylko dwustronna. W końcu czy można wejść w relacje z kimś kto nas wykorzystuje? Być może można, ale nie ze mną.

No ale wiemy, że wiemy, a nasi potencjalni klienci lubią się spotykać. Jak zatem ograniczyć ryzyko spotkań nieefektywnych, żeby nie napisać bezcelowych? Jak skutecznie wymiksować się ze spotkania jeżeli wiemy, że nic fajnego do naszej współpracy nie wniesie. Oto moje sposoby.

Uwaga! Bardzo skuteczne.

Mam taką zasadę, że nie spotykam się z potencjalnymi klientami przed ustaleniem zakresu współpracy. A pod hasłem ustalenie zakresy współpracy, rozumiem pięknie wypełniony brief określający zakres, przedmiot i warunki współpracy wraz z przesłanym draftem umowy i specyfikacją.

Czym innym jest pokazanie portfolio, a czym innym case study udanej współpracy.

Moja specyfika działalności zawodowej, zwłaszcza w ramach agencji CtrlAlt Create, powoduje, że zlecenia są znacznej wartości, a klienci często boją się współpracy online, gdy na szali słuszny pieniądz.

Żeby nie było, ja nawet to rozumiem. Co więcej, gdy zaczynałam swoją działalność też nie wierzyłam, że da się zrobić stronę internetową od A do Z, za kilka tysięcy złotych bez spotkania z klientem. To natomiast skutkowało ograniczeniem terytorialnym mojej działalności, czego przecież bardzo nie chciałam.

I wiesz co mnie absolutnie przełamało?

Duża firma, rekordowe zlecenie pod względem złotówek, które zostało zrealizowane w 100% online. Do tej pory, gdy u nowego klienta pojawia się obawa, czy się oby da i „może jednak lepiej się spotkać?”, przedstawiam przebieg tej współpracy, w formie case study, dowodząc, że można.

Mój ostatni sposób to taka wiśnia. Skuteczność gwarantowana!

Czasami ludzie chcą się spotykać przed realizacją zlecenia, bo tak są nauczeni i takie znają standardy „normalnej” współpracy. Gdy pracowałam w korpo, też wszystko musiało zostać omówione na sali konferencyjnej więc podobny standard realizacji projektu, wydawał mi się naturalny również w mojej firmie.

Jak pisałam, szybko przekonałam się, że można inaczej dlatego teraz przekonuję o tym swoich potencjalnych, obecnych i stałych klientów.

Po prostu w mailu dot. współpracy jasno opisuję przebieg współpracy od ustalenia zakresu, przez podpisanie umowy, aż do poszczególnych etapów realizacji i rozliczenia.

Sprawdź koniecznie u siebie, bo działa!

Możesz się teraz słusznie zastanawiać ale jak to tak, prowadzić firmę bez bezpośrednich kontaktów? Absolutnie. W moim przypadku wszelkim takim kontaktom służą targi, wydarzenia branżowe i konferencje. W zasadzie staram się bywać w takich miejscach, gdzie mogę spotkać potencjalnych klientów lub przedstawicieli mojej branży (tych drugich oczywiście w kontekście trzymania ręki na pulsie).

Czasami robię też wyjątki. Gdy kogoś znam z internetów, lubię i faktycznie chciałabym poznać. Gdy szybciej będzie coś pokazać, niż opisać. Gdy jestem w okolicy albo po prostu.

Kto mnie zna, ten wie, że nie jestem ani geekiem z nosem przed kompem, ani freakiem stroniącym od kontaktów. Ja po prostu jestem aktywna zawodowo i robię wiele rzeczy z różnych obszarów. Aby to ogarnąć, muszę trzymać się swoich zasad i sobą w czasie zarządzać – skoro czasem, jako takim, nie potrafię.