Dzisiaj opowiem o jednej, stosunkowo niewielkiej zmianie w zarządzaniu projektami, dzięki której zwiększyłam skuteczność swoich działań. Zatem.
Jesteś multipotencjalna? A może wybrałaś dywersyfikację jako model biznesowy swojej firmy? To doskonale, bo ja również. I chociaż ma to wiele plusów, ma też jeden, zasadniczy minus. A mianowicie. Konieczność zarządzanie wieloma projektami równolegle.
Co tu dużo mówić, napiszę wprost. Nie jest łatwo.
Jeżeli wykonujesz zawodowo kilka projektów równolegle i co ważne, są to projekty niezależne jak np. u mnie tworzenie stron www, prowadzenie projektów szkoleniowo-doradczych dla korpo, projektowanie i codzienne pisanie – trzeba być mistrzem organizacji i zarządzania projektami, a przede wszystkim w szacowaniu czasu realizacji poszczególnych zadań, po to by móc stworzyć realny harmonogram projektu i nanieść go na plan dnia.
Inaczej wszystko nam się rozjedzie, a opóźnienie w jednym projekcie, automatycznie spowoduje opóźnienie w kolejnych.
szacowanie czasu realizacji
Pierwszym krokiem niech będzie, wypisanie wszystkich zadań wchodzących w skład projektu. Ja robię to w zależności od rozmiaru projektu i zaangażowanych osób, w Asanie lub moim planerze, ale ty możesz zrobić gdziekolwiek chcesz i lubisz. Następnie, oszacuj czas realizacji poszczególnych zadań.
Jak już wspomniałam, umiejętność ta to połowa sukcesu. Ale. Jak to zrobić, zwłaszcza gdy jako osoba multipotencjalna wiele rzeczy robisz pierwszy raz? To proste, choć jednak trudne. Gdyż. Otóż. Ponieważ.
Załóżmy, że na potrzeby kursu online muszę zrobić transkrypcję tekstu. Nie wiem ile czasu mi to zajmie, bo nigdy wcześniej tego nie robiłam – jest to jednak zadanie wchodzące w skład projektu, którego czas realizacji muszę jakość oszacować, aby określić całościowy, realny harmonogram. Co więc należy zrobić? Mam dwa sposoby.
1. Uderzam bezpośrednio do osoby, która już to robiła i pytam wprost. Albo.
2. Przepisuję fragment nagrania np. 5 minut i mnożę przez całkowity czas trwania nagrania. Voilà.
Następnie, co równie ważne, należy nanieść bufor czasowy. Tym większy, im mniej masz doświadczenia w temacie. Bufor ten powinien przewidywać nieprzewidziane czyli nagłą chorobę, awarię komputera lub innego narzędzia (aplikacji) niezbędnego do realizacji zadania, czy też po prostu słabsze samopoczucie. Ja na tym etapie snuję wizję najczarniejszą z czarnych, do czego i ciebie serdecznie zachęcam.
I tak po kolei z każdym zadaniem wchodzącym w skład projektu. A gdy już masz przypisany czas, określ deadliny (jeżeli oczywiście występują). Jeżeli nie masz konkretnych dat granicznych zapisanych w umowie (jak to zazwyczaj się dzieje w przypadku projektów zewnętrznych), to i tak warto je sobie ustalić aby nie odkładać realizacji projektu wewnętrznego, na wieczne jutro.
I teraz czas na sedno wszystkiego.
Gdy oszacowałaś już czas realizacji poszczególnych zadań w ramach projektu, najwyższa to pora stworzyć harmonogram czyli przypisać realizację poszczególnych zadań do konkretnego dnia, a nawet – jeśli tego potrzebujesz – konkretnej godziny. Ale.
plan dnia
Aby twój harmonogram można było nazwać realnym, czas realizacji poszczególnych zadań w ciągu dnia, nie powinien przekroczyć 60% czasu wolnego. Tylko czym jest czas wolny, bo bynajmniej nie chodzi o ten gdy nie śpimy?
Napisz sobie godzinowo czas, od momentu przebudzenia do zaśnięcia np. 7-24. Masz zatem ogólnie do dyspozycji w ciągu dnia 17 h. Uwzględniając czas, który masz do dyspozycji (czyt. te 17h) wypisz rzeczy, które musisz zrobić, a nie są związane z projektem/pracą typu zrobić prasówkę, przygotować/zjeść obiad i in. posiłki, umalować się, odebrać dziecko z przedszkola, 4h siedzieć na uczelni, pójść na siłkę etc. Konkretnie wszystko, absolutnie wszystko, co zamierzasz robić w ciągu dnia.
Zgadzam się z tobą, że to dużo pracy, ale idę o zakład, że część tych rzeczy powtarza się codziennie lub w innych cyklach więc jeśli wykonasz tę pracę raz, będziesz wiedziała ile czasu, możesz codziennie tak realnie przeznaczyć na inne projekty/pracę.
I przyjmijmy, że z tych 17h od przebudzenia do zaśnięcia, zostaje ci np. 6h. Czy to oznacza, że te 6h masz rozpisać w harmonogramie projektu? Bynajmniej. W tym cały ambaras abyś rozplanowała max. 60% z 6h czyli ok 3,5h. Pozostałe 40% (2,5h) to czas na wszelkie obsuwy. Dopiero, gdy nie wystąpią – zrobisz kolejną rzecz w ramach 6-godzinnego „czasu wolnego”. Proste? Bardzo!
jedna zmiana, wielki efekt
Dzięki planowaniu 60% (a nie 100%) czasu, zwiększyłam swoją skuteczność i zminimalizowałam stres spowodowany nagłymi zwrotami akcji, które najczęściej skutkowały rozjazdem harmonogramu projektu. W przypadku zarządzania kilkoma projektami rownolegle – wszystkich projektów.
Dlatego jeżeli tak jak ja jesteś multipotencjalna albo wybrałaś dywersyfikację jako model biznesowy swojej firmy, spróbuj. Nic cię to nie kosztuje, a być może i tobie uda się terminowo realizować projekty, niezależnie od priorytetów i stylu życia.
Bo to naprawdę jest do zrobienia niezależnie czy pracujesz w korporacji, jesteś blogerką, mamą trójki dzieci czy prowadzisz firmę.
with L O V Ę
magda
A jeżeli dla odmiany masz ochotę na same bezeceństwa i tylko kilka mądrości, polub mnie na Facebooku. Znajdziesz tam dużo śmiechostek, mało konkretów i wszystko co trzeba wiedzieć, aby być na bieżąco z moimi poczynaniami, o!
22 Komentarze
on Jedna zmiana, wielki efekt czyli tworzenie realnego harmonogramu projektu.
POROZMAWIAJMY
Bardzo najbardziej chcę poznać Twoje zdanie w temacie. Zostaw komentarz.
Jestem za stara Jakiś czas temu rozmawiałam z bliską mi osobą w wieku 57 lat. Chciałaby nauczyć się języka angielskiego, podróżować, …
Kto nigdy nie poniósł porażki, niech pierwszy rzuci pąkiem w oko. To rzucam. Kiedy odeszłam z doskonałej posady w korporacji, z samodzielnym …
Pozwolę sobie na stwierdzenie, że każdy z nas został chociaż raz w życiu zmanipulowany. Aby jednak nie dopuścić do tego ponownie, najlepiej …
Planowanie to moja pięta Achillesowa, niby rozpisuję sobie co mam do zrobienia w danym projekcie, ale często lecę „po łebkach”, a co za tym idzie czas na realizacje projektu zawsze mi się wydłuża. Muszę spróbować twojego sposobu
Polecam, rekomenduję – osiągnęłam już w tym temacie pewną biegłość <3
To jak u mnie. Choć największym problemem jest samo zabranie się za planowanie…środa 60% jest genialna! Muszę przetestować 🙂
*metoda 😉
Bardzo przydatny wpis! Miałam tak właśnie pięknie poukładane jednak nie założyłam kryzysowych sytuacji, przez to miałam przerwy w publikacji na blogu. Teraz staram się mieć zawsze rezerwę czasową. I faktycznie korzystanie ze 100 % czasu na pisanie się u mnie nie sprawdzało. Dużo efektywniej wypada robienie tego regularnie w mniejszym wymiarze czasu.
Cieszę się i dziękuję. Faktycznie hurraoptymizm i brak marginesu czasowego na nieprzewidziane to bardzo częste błędy, które obniżają naszą skuteczność. Cieszę się, że już ich nie popełniasz 🙂
Różnie to u mnie bywa z tym planowaniem, staram się, ale czasem nie wychodzi. Ale popieram bardzo 🙂
A masz jakieś swoje sposoby, a może trudność w jakimś konkretnym obszarze planowania?
Ja jestem dobra w planowaniu, chociaż zdarza się, ze czasem pojawiają się jakieś obsuwy.
Najważniejsze to wiedzieć jak sobie sprawnie z nimi poradzić, aby nie zawalić innych projektów – również tych komercyjnych 😉
Świetny wpis, lubię tematy organizacji i zarządzania
Ale tylko czytać, czy też organizować i zarządzać? 😉
Jejku! Przeczytam to w pracy, mega tekst! Będę się stosowała 🙂
Polecam się i zapraszam częściej <3
Ja uwielbiam planować i mam wrażenie, że jestem bardzo dobrze zorganizowana.
Jeśli jesteś to przecież nie kwestia wrażenia, a efektów, prawda? <3
Lubię czytać takie wpisy, zresztą jak wszystkie inne o podobnej tematyce. Co do tematu, to jednak wiele osób odpuszcza planowanie i odkłada ważne zadania na rzecz tych zbędnych. A potem jest szukanie winnych, dlaczego coś nie funkcjonuje… Osobiście też staram się wszystko planować (od czasu wolnego, przez realizację celów, aż po rzeczy związane z pracą) i jak na ten moment to co robie jest wystarczające, ale szczerze mówiąc nie biorę pod uwagę rzeczy typu choroba czy awaria komputera – o których wspomniałaś w poście. Mimo wszystko, mam świadomość, że takie rzeczy mogą się zdarzyć (tfu!)
Pozdrawiam,
Świadomość też dobra sprawa. Komputer to moje podstawowe narzędzie pracy i początki były różne, obecnie mam kilka więc jakby nie jest to problem, ale właśnie o takich rzeczach warto pamiętać aby nie zawalać terminów. Bo jeżeli to projekt wewnętrzny to jeszcze można przecierpieć, ale jeśli komercyjny dla klienta – to już słabiej.
Dokładnie tego wpisu było mi trzeba. W pracy wszystko zaplanowane, ale domowe rzeczy zawsze idą w odstawkę. Nigdy nie brałam ich pod uwagę przy planowaniu pracy, a przecież to takie same czynności jak te pracowe.
Cenne uwagi. Oprócz planowania 60% czasu biorę sobie ten pomysł na szacowanie czasu nowych zadań – proste a jakie pomysłowe!
Z tym szacowaniem czasu jak z kupowaniem ubrań – biorę eskę a w domu okazuje się, że i elka byłaby za mała…
Time management to moja słaba strona niestety także chętnie dowiem się jak torobić:).