Korzystasz z poczty e-mail? Masz pełną kontrolę nad jej zawartością? Pozazdraszczam.
-
zaprzątają myśli przez co jesteśmy mniej efektywni w trakcie realizacji zadań bieżących.
-
są naszym „wyrzutem sumienia” przez co zaprzątają nasze myśli, a my jesteśmy mniej efektywni w trakcie realizacji zadań bieżących.
-
pokazują „czarno na białym”, że nie ogarniamy, przez co zaprzątają nasze myśli, a my jesteśmy mniej efektywni w trakcie realizacji zadań bieżących.
poczta e-mail
jak okiełznać pocztę e-mail?
-
Na krótkie maile czyli takie których przeczytanie i odpisanie nie zajmie mi więcej niż 10 minut, odpisuję jak tylko je zobaczę czyt. „od ręki”, choćby w stylu: „Dziękuję za wiadomość, nie jestem zainteresowana”.
-
Na maile ważne i pilne staram się odpowiadać max. 24h od otrzymania. Na maile ważne i niepilne oraz nieważne – raz w tygodniu, w jednym bloku zadaniowym. Konkretnie w piątki mam na swojej liście zadań punkt Inbox 0, w trakcie którego ogarniam zaległe maile z całego tygodnia. Dodatkowo raz w miesiącu robię krok dalej i zaglądam w czeluście moich skrzynek e-mail czyli do SPAMU, gdzie również czasami znajduje perły, ale lękam się zaglądać częściej.
-
Zbawienne absolutnie okazało się przeniesienie moich maili do aplikacji Inbox by Google. To co w tym najfajniejsze to fakt, że maile mogę traktować jak zadania do realizacji i odhaczać te już zrealizowane, jak i odkładać w czasie te, które zrealizuję dopiero później czyt. w piątek.
Dzięki temu, że mogę ustawić datę i godzinę ich realizacji, nie zalegają w skrzynce odbiorczej wraz z innymi ważnymi i pilnymi mailami, przez co mam jasny obraz sytuacji i wiem, po wstępnej selekcji ile maili czeka na mnie danego dnia.
Obecnie szukam jeszcze takiej aplikacji, w której da się zaplanować wysyłkę maili z datą przyszłą, bo czuję, że to też będzie piękna optymalizacja czasu poświęconego na pracę z mailami – jeśli masz jakąś sprawdzoną, będę wdzięczna za polecenie.
-
Co tu dużo mówić treść maili, które dostaję lubi się powtarzać. Mam tutaj na myśli proste zapytania od:
– potencjalnych klientów (np. mam taki pomysł, czy możemy się spotkać, jak wygląda współpraca z wami, ile trwa zrobienie bloga etc.),
– czytelników (np. jaki hosting polecasz, jak zarządzasz projektami, jak założyć firmę/bloga, jaki notes wykorzystujesz do Lazy BuJo etc.),
– agencji (np. o statystyki, adres do wysyłki etc.).
Skoro treść się powtarza, wykorzystuję też powtarzalne szablony odpowiedzi. Ja akurat skonfigurowałam je sobie w aplikacji Inbox by Google do zarządzania mailami, ale wcześniej miałam zapisane w Evernote i też spełniały swoją funkcję. Gorąco polecam.
-
Życie jest życiem więc i nasze priorytety lubią się zmieniać, a i czas z gumy nie jest dlatego maile, na które nie odpowiedziałam „w piątek” po prostu usuwam. Jeszcze chyba nie zdarzyło mi się usunąć maila od czytelniczki, ale takich randomowych zapytań ofertowych, owszem usuwam sporo – tzn. cały czas się tego uczę i zagłuszam swoje wyrzuty sumienia pączkiem, ale już chyba przychodzi mi to o wiele łatwiej.
poczta e-mail
rozpraszacze
tu powinna być mądra mądrość
Bo szczerze uważam, że komunikacja w pracy i biznesie – w tym zarządzanie skrzynką e-mail – to umiejętność jak każda inna czyli można się jej nauczyć. Jeżeli borykasz się z problemem nadmiaru wiadomości i dziwnym napięciem spowodowanym zalegającymi wiadomościami, zachęcam cię do testów.
Krok po kroku, sposób po sposobie, sprawdź co działa, co nie działa. Kto wie, może jeśli odpiszesz na maila nieco później w konkretnych blokach zadań, zamiast w czasie rzeczywistym, twój świat też nie runie. Piff. Paff. Pfff.
magda
A jeżeli chcesz być na bieżąco z moimi bezeceństwami polub pracowity blog na Facebooku. Myślę, że sądzę, że warto.
22 Komentarze
POROZMAWIAJMY
Prowadzisz małą firmę? Zależy ci na budowaniu stałych relacji ze swoimi klientami? Doskonale się składa, bo ja również. Dzisiaj zdradzę ci sekretny …
Że perfekcjonizm jest wrogiem efektywności wszystkie wiemy. Nie sposób się nie zgodzić. W końcu zabiera ci swobodę działania. Zabiera też wolność bo przez …
Jak wycenić swoją pracę to bardzo częste pytanie. Zadają je zarówno początkujący przedsiębiorczy, jak i bardziej doświadczeni, wprowadzający nowy produkt lub …
Najgorsza sprawa, wracasz po urlopie, uruchamiasz pocztę i czeeekkaaasz 🙂 Ok są maile, ale ile 🙂
Oj ja też gubię się w ogarnianiu skrzynek mailowych. Wiem jedno, jeśli od razu nie odpowiem na jakiegoś maila, potem o nim zapominam.
Więc Ola idealnie by Ci się sprawdziły system mailowy jak np. Inbox by Google, bo wówczas odhaczasz maile jak zadania z listy to do.
A co jeśli mail firmowy nie jest na Gmail? 🙁
Mój też nie jest dlatego mamy ustawione przekierowania.
Bardzo cenny wpis 🙂 Ogarnięcie skrzynki mailowej z czasem zaczyna być prawdziwym wyzwaniem, ale i tego można się nauczyć 🙂 Te porady na pewno się przydadzą 🙂
Staram się systematycznie przeglądać skrzynkę bo to różnie bywa potem.
Powoli zaczynam mieć z tym bałagan, czas się rozprawić zanim będzie trudniej 😉
Zdecydowanie i absolutnie, zwłaszcza jeśli prowadzisz np. bloga i firmę 😉
Maile to duże ułatwienie pod warunkiem że skrzynke sprawdza sie systematycznie
Ten tekst ogólnie dot. wykorzystywania poczty w pracy czy blogowaniu więc tutaj o braku systematyczności raczej nie może być mowy 😉
Staram sie systematycznie oczyszczać skrzynkę z reklam i nieważnych maili.Na te ważne odpisuję w miarę możliwości od razu.Staram się nie „siedzieć”caly czas w internecie, są inne ważne sprawy a najważniejszą jest rodzina.Na sprawy internetowe przeznaczam sobie konkretny czas.Jednak później sprawdzając pocztę okazuje się, że trochę wiadomości się nazbieralo 🙂
Tak, faktycznie czyszczenie maila ze spamu nieco rozjaśnia obraz 🙂
Zazdroszczę tego podejścia, ja muszę odpisać zawsze, zaraz, natychmiast.
Póki nie przeszkadza Ci to w pracy i nie odrywa od bieżących zadań to raczej nie ma problemu <3
mam chyba 5 skrzynek mailowych, z których każda służy do czegoś innego. Wszystkie ogarniam 🙂
U mnie niestety adres mailowy jest wspólny na cały zespół i to jest niestety katastrofa. Nawet jeśli większość zespołu ładnie ogarnia swoje wiadomości, a do każdego przypisana jest własna kolorowa kategoria, to i tak zawsze znajdzie się osoba, która lubi gromadzić swoje maile w inboxie, zawalając przy tym skrzynkę. Niektórzy po prostu wolą pracować w chaosie i nie przejmują się przy tym zdaniem innych użytkowników poczty.
Faktycznie to słabe. A tak z ciekawości zapytam, co przemawia za tą wspólną skrzynką?
Decyzja odgórna, w sumie całkiem zrozumiała, bo pracuję w obsłudze klienta, więc siłą rzeczy musimy mieć adres ogólny dla klientów. Mamy dodatkowo własne skrzynki, ale właściwie przewija się przez nie niewiele korespondencji. Zdecydowana większość idzie przez skrzynkę CSów.
To faktycznie za innych nie możesz odpowiadać, natomiast muszę przyznać, że nieco mnie dziwi, że obsługujecie zgłoszenia klientów mailowo, a nie np. w CRM czy innej aplikacji do rozwiązywania zgłoszeń z ticketami, przypisanym „opiekunem” etc.
System ticketowy jest w fazie testowania 🙂 Właściwie to już drugi i chyba też opinie ma nie najlepsze wśród osób testujących, z tego co się orientuję, więc nie wiem, czy go wprowadzą. Ale Outlook wystarczająco dobrze się sprawuje w naszym przypadku, może największym minusem jest wygrzebywanie starych maili z czeluści poczty, bo przeszukiwanie archiwum działa dosyć powoli.
„Myślę, że sądzę, że warto.” Bardzo smakowity post.