magda ostrowska

Cześć! Mam na imię Magda. Jestem zwykłą, chociaż multipotencjalną dziewczyną, a moją supermocą jest „ponadludzki głód wiedzy”. Odkrywam, sprawdzam, testuję, nieustannie się uczę i kręci mnie ogrom randomowych tematów. Ta mnogość zainteresowań spowodowała, że w życiu robiłam już bardzo wiele, a wszystko to w pogoni za satysfakcją z pracy i zawodowym spełnieniem.

Obecnie jestem szefową Klubu PSC, prowadzę też butikową agencje kreatywną, w której robimy fajne strony, blogi, sklepy i platformy kursowe dla twórców internetowych.

Chociaż Przedsiębiorczość to moje drugie imię, na pierwsze mam Magda. Bądźmy w kontakcie.

NAPISZ DO MNIE!

magda@dopracowani.pl

Follow
  • HOME
  • ZACZNIJ TUTAJ
  • BLOG
  • PODCAST
  • #LubięWiedzieć
  • BLOGOMETAMORFOZA 4.0
  • PREZENTY
  • BIZNES UP!
  • NARZĘDZIA
  • FAJNE BLOGI
  • KURS ONLINE
  • E-BOOK
  • WSPÓŁPRACA
  • PRACOWITY SKLEP
Follow
  • HOME
  • O MNIE
  • BLOG
  • PODCAST
  • #LubięWiedzieć
  • PREZENTY
  • WSPÓŁPRACA
  • MNKB.PL
  • SKLEP

Jak rozprawić się z zalegającymi mailami w pracy, biznesie i blogowaniu?

-
DLA BLOGEREK, DLA PRZEDSIĘBIORCZYCH, NA ETACIE
-
22 komentarze
6 MIN READ

Korzystasz z poczty e-mail? Masz pełną kontrolę nad jej zawartością? Pozazdraszczam.

Zaległe maile, na które nie odpisałaś, bo jeszcze nie znalazłaś na to czasu i/lub chęci to problem wielu osób (napisałabym większości, ale trochę się lękam, bo nie znam żadnych mądrych statystyk). Dlaczego w ogóle nazywam to problemem i dlaczego warto rozprawić się z tymi zalegającymi mailami? To proste. Podam zaledwie 3 najważniejsze powody, które wystarczająco podkreślają wagę sytuacji. Zatem. Zalegające maile:
  • zaprzątają myśli przez co jesteśmy mniej efektywni w trakcie realizacji zadań bieżących.
  • są naszym „wyrzutem sumienia”  przez co zaprzątają nasze myśli, a my jesteśmy mniej efektywni w trakcie realizacji zadań bieżących.
  • pokazują „czarno na białym”, że nie ogarniamy,  przez co zaprzątają nasze myśli, a my jesteśmy mniej efektywni w trakcie realizacji zadań bieżących.
W konsekwencji o spadek motywacji do czegokolwiek wcale nietrudno.
poczta e-mail

poczta e-mail

poczta e-mail
Poczta e-mail to taki obszar, w którym po prostu lubi robić się bałagan – trochę podobnie jak w skrzynce na listy, gdzie na 100 ulotek z pobliskiego chińczyka znajdziesz jeden, ważny list – chociaż u mnie ta mailowa skala problemu jest o wiele większa.
Ponieważ ograniczyłam znacząco spotkania biznesowe i rozmowy telefoniczne, maile to mój główny sposób komunikacji z klientami i wieloma innymi ludźmi. W konsekwencji obsługuję tak naprawdę 4 niezależne poczty e-mail: osobistą, Ctrl Alt Create, Monkey Business | mnkb i bloga Dopracowani. Nie będę owijała w bawełnę, pod koniec tygodnia moje skrzynki mailowe zaczynają żyć własnym życiem.
Aby ten fakt nie zaprzątał moich myśli przez cały tydzień, co w konsekwencji prowadziłoby do spadku efektywności w innych obszarach, przetestowałam kilka sposobów, które znacząco podniosły jakość zarządzania korespondencją przychodzącą i wychodzącą w moim życiu. Oto one. Bierz i korzystaj, jeśli cenisz swoje zdrowie psychiczne.
poczta e-mail

jak okiełznać pocztę e-mail?

poczta e-mail
  1. Na krótkie maile czyli takie których przeczytanie i odpisanie nie zajmie mi więcej niż 10 minut, odpisuję jak tylko je zobaczę czyt. „od ręki”, choćby w stylu: „Dziękuję za wiadomość, nie jestem zainteresowana”.

  2. Na maile ważne i pilne staram się odpowiadać max. 24h od otrzymania. Na maile ważne i niepilne oraz nieważne – raz w tygodniu, w jednym bloku zadaniowym. Konkretnie w piątki mam na swojej liście zadań punkt Inbox 0, w trakcie którego ogarniam zaległe maile z całego tygodnia. Dodatkowo raz w miesiącu robię krok dalej i zaglądam w czeluście moich skrzynek e-mail czyli do SPAMU, gdzie również czasami znajduje perły, ale lękam się zaglądać częściej.

  3. Zbawienne absolutnie okazało się przeniesienie moich maili do aplikacji Inbox by Google. To co w tym najfajniejsze to fakt, że maile mogę traktować jak zadania do realizacji i odhaczać te już zrealizowane, jak i odkładać w czasie te, które zrealizuję dopiero później czyt. w piątek.

    Dzięki temu, że mogę ustawić datę i godzinę ich realizacji, nie zalegają w skrzynce odbiorczej wraz z innymi ważnymi i pilnymi mailami, przez co mam jasny obraz sytuacji i wiem, po wstępnej selekcji ile maili czeka na mnie danego dnia.

    Obecnie szukam jeszcze takiej aplikacji, w której da się zaplanować wysyłkę maili z datą przyszłą, bo czuję, że to też będzie piękna optymalizacja czasu poświęconego na pracę z mailami – jeśli masz jakąś sprawdzoną, będę wdzięczna za polecenie.

  4. Co tu dużo mówić treść maili, które dostaję lubi się powtarzać. Mam tutaj na myśli proste zapytania od:
    – potencjalnych klientów (np. mam taki pomysł, czy możemy się spotkać, jak wygląda współpraca z wami, ile trwa zrobienie bloga etc.),
    – czytelników (np. jaki hosting polecasz, jak zarządzasz projektami, jak założyć firmę/bloga, jaki notes wykorzystujesz do Lazy BuJo etc.),
    – agencji (np. o statystyki, adres do wysyłki etc.).
    zarządzanie projektami
    Skoro treść się powtarza, wykorzystuję też powtarzalne szablony odpowiedzi. Ja akurat skonfigurowałam je sobie w aplikacji Inbox by Google do zarządzania mailami, ale wcześniej miałam zapisane w Evernote i też spełniały swoją funkcję. Gorąco polecam.
  5. Życie jest życiem więc i nasze priorytety lubią się zmieniać, a i czas z gumy nie jest dlatego maile, na które nie odpowiedziałam „w piątek” po prostu usuwam. Jeszcze chyba nie zdarzyło mi się usunąć maila od czytelniczki, ale takich randomowych zapytań ofertowych, owszem usuwam sporo – tzn. cały czas się tego uczę i zagłuszam swoje wyrzuty sumienia pączkiem, ale już chyba przychodzi mi to o wiele łatwiej.

    poczta e-mail

rozpraszacze

poczta e-mail
Skrzynki e-mail ogólnie powstały po to by usprawnić proces komunikacyjny, w tym wymianę informacji. Naprawdę nigdzie nie jest napisane, że ich podstawową funkcją jest przeszkadzanie nam w pracy i rozpraszanie, dlatego osobiście wyłączyłam wszystkie wyskakujące banerki i in. formy powiadomień (słownie: wszystkie).
Na bieżące maile odpisuję 2 razy w ciągu dnia, nie rzucam wszystkiego by odpisać na jednego maila, nie wytrącam się z rytmu pracy by sprawdzić czy jakiś mail do mnie dotarł i wiesz co? Wszyscy żyją i mają się dobrze, świat nie runął, pieniędzy mi nie ubyło.
Okazało się, że wszelkie opory, które mnie przed tym blokowały były tylko w mojej głowie – ogólnie mam wrażenie, że sporo w tej głowie chaosu, ale co zrobić, nieustannie nad tym pracuję.
Co więcej.
Pracując w korporacji miałam bardzo podobnie. Po prostu zamiast 2 razy, sprawdzałam skrzynkę 4 razy, a konkretnie co 2h. Bo to piękny interwał, w którym mogłam się skupić na wykonywanych zadaniach z listy, a między nimi (co 2h) odpisywałam na maile, co wręcz traktowałam jako miły przerywnik od pracy koncepcyjnej.
poczta e-mail

tu powinna być mądra mądrość

poczta e-mail

Bo szczerze uważam, że komunikacja w pracy i biznesie – w tym zarządzanie skrzynką e-mail – to umiejętność jak każda inna czyli można się jej nauczyć. Jeżeli borykasz się z problemem nadmiaru wiadomości i dziwnym napięciem spowodowanym zalegającymi wiadomościami, zachęcam cię do testów.

Krok po kroku, sposób po sposobie, sprawdź co działa, co nie działa. Kto wie, może jeśli odpiszesz na maila nieco później w konkretnych blokach zadań, zamiast w czasie rzeczywistym, twój świat też nie runie. Piff. Paff. Pfff.

Sama nie wiem. Sprawdź i daj znać.
with L O V Ę
magda

A jeżeli chcesz być na bieżąco z moimi bezeceństwami polub pracowity blog na Facebooku. Myślę, że sądzę, że warto.

FacebookTwitterBEZECEŃSKIE MAILE

Tagi
BIZNES
BLOG
EFEKTYWNOŚĆ
FIRMA
KOMUNIKACJA
KORPORACJA
PRACA
TIPS&TRICS
← WCZEŚNIEJSZE
Tego nie ucz się na starcie swojej działalności od Google, Apple i Facebooka
PÓŹNIEJSZE →
Jak się wyróżnić by zwiększyć swoje szanse na awans w pracy? Część 3

Magda Ostrowska

Mam na imię Magda, jestem zwykłą, chociaż multipotencjalną dziewczyną. Nie lubię się ograniczać, dlatego tego nie robię, a zamiast jednego zawodu – mam, co najmniej pięć. Jestem graficzką, blogerką, menadżerką projektów, HRabiną i trenerką biznesu, dałam więc sobie prawo do mądrowania i pokazuję, że naprawdę można, czerpać przyjemność z wykonywanej pracy. Hmm. Hmm. Mhm.

22 Komentarze

on Jak rozprawić się z zalegającymi mailami w pracy, biznesie i blogowaniu?.
  1. Szukampracy.pl
    29 czerwca 2018 @ 11:02
    -
    Odpowiedz

    Najgorsza sprawa, wracasz po urlopie, uruchamiasz pocztę i czeeekkaaasz 🙂 Ok są maile, ale ile 🙂

  2. Aleksandra Załęska
    29 czerwca 2018 @ 12:04
    -
    Odpowiedz

    Oj ja też gubię się w ogarnianiu skrzynek mailowych. Wiem jedno, jeśli od razu nie odpowiem na jakiegoś maila, potem o nim zapominam.

    • Magda Ostrowska | Dopracowani
      29 czerwca 2018 @ 20:58
      -
      Odpowiedz

      Więc Ola idealnie by Ci się sprawdziły system mailowy jak np. Inbox by Google, bo wówczas odhaczasz maile jak zadania z listy to do.

      • Karolina Wozniak
        6 lipca 2018 @ 17:20
        -
        Odpowiedz

        A co jeśli mail firmowy nie jest na Gmail? 🙁

        • Magda Ostrowska | Dopracowani
          6 lipca 2018 @ 17:45
          -
          Odpowiedz

          Mój też nie jest dlatego mamy ustawione przekierowania.

  3. Hanna Joanna
    29 czerwca 2018 @ 13:07
    -
    Odpowiedz

    Bardzo cenny wpis 🙂 Ogarnięcie skrzynki mailowej z czasem zaczyna być prawdziwym wyzwaniem, ale i tego można się nauczyć 🙂 Te porady na pewno się przydadzą 🙂

  4. MangoMania
    29 czerwca 2018 @ 13:18
    -
    Odpowiedz

    Staram się systematycznie przeglądać skrzynkę bo to różnie bywa potem.

  5. Katarzyna Mróz
    29 czerwca 2018 @ 13:58
    -
    Odpowiedz

    Powoli zaczynam mieć z tym bałagan, czas się rozprawić zanim będzie trudniej 😉

    • Magda Ostrowska | Dopracowani
      29 czerwca 2018 @ 20:59
      -
      Odpowiedz

      Zdecydowanie i absolutnie, zwłaszcza jeśli prowadzisz np. bloga i firmę 😉

  6. Kasia Lorenc
    29 czerwca 2018 @ 15:26
    -
    Odpowiedz

    Maile to duże ułatwienie pod warunkiem że skrzynke sprawdza sie systematycznie

    • Magda Ostrowska | Dopracowani
      29 czerwca 2018 @ 21:00
      -
      Odpowiedz

      Ten tekst ogólnie dot. wykorzystywania poczty w pracy czy blogowaniu więc tutaj o braku systematyczności raczej nie może być mowy 😉

  7. Mama Tosiaczka
    29 czerwca 2018 @ 21:36
    -
    Odpowiedz

    Staram sie systematycznie oczyszczać skrzynkę z reklam i nieważnych maili.Na te ważne odpisuję w miarę możliwości od razu.Staram się nie „siedzieć”caly czas w internecie, są inne ważne sprawy a najważniejszą jest rodzina.Na sprawy internetowe przeznaczam sobie konkretny czas.Jednak później sprawdzając pocztę okazuje się, że trochę wiadomości się nazbieralo 🙂

    • Magda Ostrowska | Dopracowani
      4 lipca 2018 @ 21:36
      -
      Odpowiedz

      Tak, faktycznie czyszczenie maila ze spamu nieco rozjaśnia obraz 🙂

  8. Ola K.
    30 czerwca 2018 @ 11:08
    -
    Odpowiedz

    Zazdroszczę tego podejścia, ja muszę odpisać zawsze, zaraz, natychmiast.

    • Magda Ostrowska | Dopracowani
      4 lipca 2018 @ 21:36
      -
      Odpowiedz

      Póki nie przeszkadza Ci to w pracy i nie odrywa od bieżących zadań to raczej nie ma problemu <3

  9. Anna Karo
    30 czerwca 2018 @ 13:17
    -
    Odpowiedz

    mam chyba 5 skrzynek mailowych, z których każda służy do czegoś innego. Wszystkie ogarniam 🙂

  10. Ula
    5 lipca 2018 @ 12:58
    -
    Odpowiedz

    U mnie niestety adres mailowy jest wspólny na cały zespół i to jest niestety katastrofa. Nawet jeśli większość zespołu ładnie ogarnia swoje wiadomości, a do każdego przypisana jest własna kolorowa kategoria, to i tak zawsze znajdzie się osoba, która lubi gromadzić swoje maile w inboxie, zawalając przy tym skrzynkę. Niektórzy po prostu wolą pracować w chaosie i nie przejmują się przy tym zdaniem innych użytkowników poczty.

    • Magda Ostrowska | Dopracowani
      6 lipca 2018 @ 10:25
      -
      Odpowiedz

      Faktycznie to słabe. A tak z ciekawości zapytam, co przemawia za tą wspólną skrzynką?

      • Ula
        6 lipca 2018 @ 22:24
        -
        Odpowiedz

        Decyzja odgórna, w sumie całkiem zrozumiała, bo pracuję w obsłudze klienta, więc siłą rzeczy musimy mieć adres ogólny dla klientów. Mamy dodatkowo własne skrzynki, ale właściwie przewija się przez nie niewiele korespondencji. Zdecydowana większość idzie przez skrzynkę CSów.

        • Magda Ostrowska | Dopracowani
          8 lipca 2018 @ 10:42
          -
          Odpowiedz

          To faktycznie za innych nie możesz odpowiadać, natomiast muszę przyznać, że nieco mnie dziwi, że obsługujecie zgłoszenia klientów mailowo, a nie np. w CRM czy innej aplikacji do rozwiązywania zgłoszeń z ticketami, przypisanym „opiekunem” etc.

          • Ula
            12 lipca 2018 @ 10:45
            -

            System ticketowy jest w fazie testowania 🙂 Właściwie to już drugi i chyba też opinie ma nie najlepsze wśród osób testujących, z tego co się orientuję, więc nie wiem, czy go wprowadzą. Ale Outlook wystarczająco dobrze się sprawuje w naszym przypadku, może największym minusem jest wygrzebywanie starych maili z czeluści poczty, bo przeszukiwanie archiwum działa dosyć powoli.

  11. Jagoda Myśli
    18 lipca 2018 @ 17:31
    -
    Odpowiedz

    „Myślę, że sądzę, że warto.” Bardzo smakowity post.

POROZMAWIAJMY

Bardzo najbardziej chcę poznać Twoje zdanie w temacie. Zostaw komentarz.

Click here to cancel reply

Poczekaj...
Opublikuj

Polecam także

Tego nie możesz pominąć

Stop banałom i in. bezeceństwom czyli jak napisać list motywacyjny

Posted by Magda Ostrowska

Muszę być z tobą szczera. Nie lubię listów motywacyjnych. W żadnym procesie rekrutacyjnym, który koordynowałam nie prosiłam o jego nadsyłanie i wcale …

Czytaj →
NA ETACIE
6 MIN READ

Teoria porażki. Potęga niepowodzeń. Przepis na sukces.

Posted by Magda Ostrowska

Przepis na sukces w biznesie, nie jest jednoznaczny i uniwersalny. Znalazłam jednak taki, który możesz zastosować od ręki. Jeśli tylko wystarczy ci …

Czytaj →
DLA PRZEDSIĘBIORCZYCH
4 MIN READ

Zmiana zawodu: Jakie kompetencje powinnam rozwijać?

Posted by Magda Ostrowska

Pamiętasz cykl Q&A wy pytacie, ja odpowiadam, w którym odpowiadam na najczęściej zadawane pytania dot. rynku pracy, procesów rekrutacyjnych, biznesu etc.? zmiana …

Czytaj →
NA ETACIE
4 MIN READ

BEZECEŃSKI NEWSLETTER

ZAPISZ SIĘ I URUCHOM LAWINĘ BEZECEŃSKICH MAILI

Linki afiliacyjne

Niektóre linki na blogu, mogą być linkami afiliacyjnymi. Nie lubię ściemniać dlatego dotyczy to tylko produktów, które znam i gorąco polecam. Ich kliknięcie nie powoduje zakupu, a jedynie przenosi na stronę, gdzie możesz go dokonać – po cenie niższej lub regularnej, nigdy wyższej. Ku ogólnej szczęśliwości.

Prawa autorskie

Wszystkie teksty są mojego autorstwa – jeżeli zatem chcesz skorzystać, zapytaj. Jest szansa, że się nie zgodzę, ale pytać zawsze warto. Natomiast z grafik prezentowych możesz swobodnie korzystać na swój użytek czyt. nie są na sprzedaż. with L O V Ę


Mój blog korzysta z plików cookies. Sprawdź zasady korzystania i moją Politykę Prywatności.

 

©2016-2020 Dopracowani. Wszystkie prawa zastrzeżone. Projekt i wdrożenie: Monkey Business | mnkb

Poczta e-mail czyli jak rozprawić się z zalegającymi mailami?
Facebook
Online Reputation Management
X
Zamień swoje pomysły w realny plan działania i zrealizuj je – skutecznie! Teraz kupując mojego eBooka o zarządzaniu projektami, Audiobook otrzymasz w prezencie
ODBIERZ AUDIOBOOK W PREZENCIE
Kocham ciastka, pączki i inne słodkości więc i blog Dopracowani jest ich pełen. Inaczej mówiąc wykorzystuje pliki cookies. Korzystając ze strony wyrażasz na to zgodę. Więcej